3-3-3 yöntemi: zaman yönetimi için pratik bir yaklaşım
Zaman hiçbir şeye yetmiyormuş gibi hissettiğinizde ne yapabilirsiniz?
Şunlardan biri size tanıdık geliyor mu?
Bazı günler zaman yetmiyor, bazı günler ne yapacağınızı bilmiyorsunuz. Yoğun çalışıyorsunuz ama önemli işler ilerlemiyor. Bazı şeyleri o kadar uzun süre erteliyorsunuz ki yeniden açmaya utanıyorsunuz. Kendinizi bitkin hissediyor, gece yatmak ve sabah kalkmak istemiyorsunuz.
Detaylı programlar, hesap verebilirlik grupları ve çeşitli alarmlar denemiş olabilirsiniz. Ancak sonuçlar hâlâ yetersizdir: Meşgul veya odaksız kalırsınız, verimlilik artmaz ve işler tamamlanmaz.
Bu durum size tanıdık geliyorsa, beş gün içinde sonuç göstermesi amaçlanan 3-3-3 Zaman Yönetimi Yöntemini deneyin.
Yöntem yıllar süren uygulamalardan doğdu. Elisi'de zaman, enerji ve kişisel yönetim için kullandığımız yaklaşımdır; bazı koçluk öğrencilerine de yardımcı olmuştur.
Bu sorunları yaşayan ancak işe yarar bir çözüm bulamayan çok kişi var. Bu nedenle yöntemi paylaşmak istiyoruz.
3-3-3 yöntemi üçer maddelik üç gruptan oluşur:
- Üç planlama ilkesi: Önemli olanı öncele, yeterli esneklik bırak, sonuçtan geriye doğru düşün.
- Üç uygulama yöntemi: Kusursuz olmadan başla, derinlemesine odaklan, eylemleri alışkanlığa dönüştür.
- Üç uzun vadeli destek: Fiziksel, zihinsel ve duygusal enerjiyi koru.
Bu ilkeler tamamlanmayan işler, erteleme ve planı sürdürme zorluğuna yardımcı olabilir.
Üç planlama ilkesi
3-3-3 yöntemiyle yıl, ay, hafta ve gün planlarını üç ilkeye göre yaparsınız: önemli olana öncelik vermek, yeterli esneklik bırakmak ve sonuçtan geriye doğru düşünmek.
1. Önemli olanı önceleyin
Zamanı verimli kullanmak için çoğu zaman çok fazla görevi aynı anda planlar veya çoklu görev yapmaya çalışırız. İşe giderken İngilizce dinlemeyi ya da uzun ve sıkıcı bir toplantıda yazı yazmayı düşünebilirsiniz.
Bu düşünceyle tek bir zaman bloğuna tek görev koymak zaman kaybı gibi görünür. Günlük ve haftalık planları her dakika iki kat değerli olsun diye doldururuz.
Oysa bir zaman bloğunda tek bir şeye odaklanmak daha verimli olabilir. Beyin aynı anda yalnızca bir göreve odaklanabilir.
Michigan Üniversitesi'nden psikolog David Meyer'in araştırma ekibi gönüllülerden şekil tanıma ile matematik problemleri arasında hızlıca geçiş yapmalarını istedi. Tek bir görevde kalmaya kıyasla görev değiştirmek daha fazla zaman aldı ve doğruluğu düşürdü.
Dikkat her değiştiğinde beynin ön işlem merkezi farklı sinir devrelerini etkinleştirir. Görevler arasında geçiş zaman alır ve verimliliği azaltır.
Yapılacak çok şey varken blok başına tek görev planlamak kaygı yaratabilir. Ancak iş miktarı kullanılabilir zamanı aşıyorsa her şeyi plana yazsanız da gerçek değişmez. Hatta daha azını bitirebilirsiniz: sık geçişler ve imkânsız iş yükünün yarattığı kaygı verimliliği düşürür veya tamamen vazgeçmenize neden olur.
Görevler mevcut zamanı aştığında önceliklendirme daha da önem kazanır.
Günlük planda en önemli görevi belirleyip önce ona zaman ayırın. Öncelik bitmeden aynı zaman bloğuna başka görev eklemeyin.
Bu şekilde daha az iş yapacağınızdan endişelenmeyin. Önceliği erken bitirirseniz başka bir şeye zaman kalır.
2. Yeterli esneklik bırakın
Yeteneklerimizi abartıp bir görevin ne kadar süreceğini az tahmin ederiz.
Süreyi az tahmin etmek aceleye ve kaygıya neden olabilir veya tüm programı bozabilir. Verimli çalışmak için gereken zamanı eksik bırakmaktansa fazla tahmin etmek daha iyidir.
Peter Drucker, The Effective Executive kitabında, az iş başaran bazı kişilerin çok çalışsa da görevlerin süresini az tahmin ettiğini anlatır. Her şeyin sorunsuz ilerleyeceğini varsayarlar; oysa beklenmedik olaylar normaldir. Etkili yöneticiler gerekenden fazla zaman ayırır, acele etmek yerine istikrarlı ilerler ve her önemli görev için kesintisiz zaman ayırmadan çok sayıda işe aynı anda başlamaz.
Yeterli ve kesintisiz zaman ayırmak basit görünür ancak görevi, kapasitenizi, kaynakları ve riskleri doğru anlamayı gerektirir.
Belirsizliği hesaba katmanın pratik bir yolu üç nokta tahminidir. En iyi, en olası ve en kötü süreyi düşünün:
Tahmini süre = (en iyi durum + 4 × en olası durum + en kötü durum) / 6
Örneğin bir görev en iyi durumda 2, en olası durumda 4, en kötü durumda 7 gün sürebilir. Hesap (2 + 4 × 4 + 7) / 6 = 4,17 gün eder. 4,17 günden az zaman ayırmayın.
Esneklik eklemenin iki yolu daha:
- Her gün plansız zaman bırakın, örneğin bir veya iki saat. Yanlış tahmine ya da acil işe yanıt verebilirsiniz.
- Günlük değil haftalık planlayın. Tahminlerin çok hassas olması gerekmez ve tamamlanmamış öncelikler aynı haftanın başka bir gününe taşınabilir.
3. Sonuçtan geriye doğru düşünün
Bazı insanlar psikoloji öğrenmek, finans sertifikasına çalışmak, İngilizce öğrenmek ve video hazırlamakla sürekli meşguldür.
Nedenini sorduğunuzda gelecekte rekabetin artacağını ve geri kalmamak için öğrenmeye devam etmeleri gerektiğini söyleyebilirler. Risklerin farkında olmak yararlıdır ancak yön belirlemeden beceri biriktirmek iyi bir plan değildir.
Bir şey öğrenmeye veya yapmaya karar vermeden önce bunun amacını kendinize sorun. Ardından aynı amaca ulaşmanın başka yollarını düşünün ve en etkili olanı seçin.
Örneğin iş arkadaşlarınızla daha iyi anlaşmak istiyorsanız pratik iletişim becerileri öğrenebilirsiniz. Tam bir akademik psikoloji programına başlamanız gerekmeyebilir; daha fazla zaman, enerji ve para ister, kısa vadede yardımcı olmayabilir.
Plan yaparken her görevin amacına dönün. İstenen sonuca göre eylem seçmek daha az çabayla daha fazlasını başarmanıza yardımcı olur.
Üç uygulama yöntemi
Plan hazır olduğunda uygulamak için üç yöntem kullanın: kusursuz olmadan başlamak, derin odaklanmak ve tekrar eden eylemleri alışkanlığa dönüştürmek.
1. Kusursuz olmadan başlayın
Bir zaman bloğundaki önceliği seçip yeterli süre ayırdıktan sonra sıra uygulamaya gelir.
Erteleme, başlamanın en büyük engellerinden biridir. İki yaygın neden zorluk korkusu ve mükemmeliyetçiliktir. İlki başlamayı engeller, ikincisi ayrıntılarda takılıp ilerlemeyi yavaşlatır.
Kusurlu bir ilk sürüm hazırlayın ve birkaç turda geliştirin. Zor bir görevde ilk denemenin kalitesini düşünmeyin. Başlayın, sonra adım adım düzeltin.
Bilmediğiniz bir konuda yazarken önce bildiklerinizi not alın, ardından taslağı birkaç tur gözden geçirin.
Kusurlu başlamak başlangıç korkusunu azaltır ve mükemmeliyetçiliğin sizi ayrıntılarda hapsetmesini önler. O bölümü sonraki turda iyileştirebileceğinizi unutmayın.
2. Derinlemesine odaklanın
Ertelemenin diğer bir nedeni kullanılabilir zamanı, özellikle son tarihin başında, boşa harcamaktır. Birçok kişi önce oyalanıp sonunda acele eder.
Örneğin aylık bir egzersiz hedefi 12 seans isteyebilir. Bazı kişiler ayın ilk yarısında az egzersiz yapıp son günlerde her gün spor yapar. Bunun nedeni motivasyon artışı değil, hedef kaçarsa CNY 500 ödülü kaybetme veya CNY 500 ceza ödeme korkusu olabilir.
Odağı geliştirmek bu gecikmeyi önleyebilir. Üç tekniği deneyin:
- Kişisel bitiş tarihinizi erkene alın. Daha erken başlamayı sağlar ve beklenmedik durumlar için zaman bırakır.
- Ara kilometre taşları belirleyin. Bir günden uzun süren görevi aşamalara bölüp her aşamaya süre koyun. İki günlük pazar analizi için ilk gün öğlene kadar taslak, 22.00'ye kadar araştırma; ikinci gün 16.00'ya kadar ilk sürüm, 22.00'ye kadar son düzenleme yapılabilir.
- Pomodoro seansları kullanın. 25 dakika odaklanıp 5 dakika ara verin. Kısa seanslar odaklanmayı kolaylaştırır; düzenli molalar enerjiyi korur.
3. Eylemleri alışkanlığa dönüştürün
Yeni bir plan heyecan verici olabilir. Ertesi günün çok verimli geçeceğini hayal edersiniz. İlk gün bu heyecan uygulamaya yardım edebilir.
Zamanla bu kadar çok şeyi hatırlamak yorucu olur. Görevlerden kaçınmaya, sonra plan yapmamaya başlarsınız ve sonunda yönünüzü kaybedersiniz.
İlk heyecanın ötesine geçmek için programı düzenli hâle getirin ve tekrar eden eylemleri otomatikleştirin.
Programı düzenli hâle getirin
Zamanı sabitlenebilen etkinlikleri düzenli bir programa koyun.
Örneğin her pazartesi, çarşamba ve cuma 14.00'te egzersiz yapıyorum; kişisel eşyaları iki haftada bir pazar 9.00'da düzenliyorum; her ayın dördüncü pazartesi günü öğlen saçımı kestiriyorum.
Düzenli programların iki faydası vardır:
- Etkinliği hatırlamanız ve ne zaman yapacağınıza karar vermeniz gerekmez; rutine dönüşür.
- Önceden planlayabilir, bu zaman başka işlere açık olmadığı için kesintileri azaltabilirsiniz.
Etkinlikler ne kadar çok rutine dönüşürse planlama ve çaba o kadar azalır. Sabah diş fırçalamak size yük gibi geliyor mu? Diş fırçalamadan dışarı çıkmak daha tuhaf gelebilir.
Tekrarlanan eylemleri otomatikleştirin
Alışkanlık oluşturmanın diğer bir yolu, tekrarlanan işler için kontrol listesi hazırlamaktır.
Her seferinde listeyi izleyin. Aynı adımları bilinçli olarak tekrarlamak rutini hatırlamayı kolaylaştırır. Alışkanlık olduğunda doğal ve az çabayla yapılır.
Örneğin sabah rutinimi otomatikleştirdim:
- Uyanır uyanmaz dişlerimi fırçalamak.
- Bir bardak ılık su içmek.
- Tuvalete gitmek.
- Yüzümü yıkayıp tıraş olmak.
- Mutfaktan kahvaltı almak.
- Giyinip iş sonrası egzersiz kıyafetlerini hazırlamak.
- Çantayı alıp ayakkabıları giyerek çıkmak.
Meşgul olsam bile bu yedi adımı unutmadan izleyebilirim. Yalnızca ne zaman uyanıp çıkacağımı hatırlamam yeterlidir.
Üç uzun vadeli destek
Planlamak ve uygulamak yeterli değildir. Uzun vadeli zaman yönetimi fiziksel, zihinsel ve duygusal enerjiyi de korumalıdır.
Konuyu ayrıntılı anlatmak için ayrı bir yazı gerekir; burada ana fikirleri özetliyoruz.
1. Fiziksel enerjiyi koruyun
Sağlık her şeyin temelidir. Yeterli fiziksel enerji olmadan iyi plan ve verimli yöntemler bile sürdürülemez.
Önem sırasına göre uyku, beslenme, egzersiz ve vücut saatinize dikkat edin.
Uyku
Yeterince uyuyun ve uyku kalitesini iyileştirin.
Beslenme
Fitness dünyasında beslenmenin yüzde 70, egzersizin yüzde 30 etkisi olduğu söylenir. Yedikleriniz vücudu çok etkiler.
Enerji yönetimi için daha sık ve küçük öğünler yemeyi ve glisemik etkisi düşük yiyecekleri seçmeyi deneyin.
Egzersiz
Philostratus'un antik Yunan sporcu eğitim kitabında egzersiz ve dinlenmeyi dönüşümlü yapmanın performansı artırabileceği belirtilir.
İşiniz ne kadar yoğunsa egzersize zaman ayırmak o kadar önemli olabilir. Genel verimlilik artabilir.
Egzersiz başta sıkıcı veya zor gelebilir. Olumlu dikkat dağıtma devam etmeye yardımcı olabilir. Örneğin koşu bandının karşısına büyük bir ekran koyup koşarken film izliyorum. Farkına varmadan bir saat geçebiliyor. Film izleme isteği bazen beni tekrar koşu bandına getiriyor.
Vücut saati
Kaynak makaleye göre insanlar günde yalnızca iki ila iki buçuk saat özellikle üretken olabilir.
Kendi vücut saatinizi öğrenip enerjinizin en yüksek olduğu zamanı derin düşünme veya en zor iş için kullanın.
2. Zihinsel enerjiyi koruyun
Fiziksel enerji planı uygulamaya yardım eder; bilgi işi zihinsel kaynak da gerektirir.
Uyku, iyi beslenme, egzersiz ve vücut saatinize uygun program zihni açık tutar. Verimli çalışma yöntemleri de önemlidir.
Örneğin 1 saat 45 dakika çalışıp 15 dakika ara vermekle, 25 dakika odaklanıp 5 dakika dinlenmeyi karşılaştırın. En uygun ritim kişiye göre değişir.
Yöntemsiz denemeler ile net düşünme çerçevesi kullanmayı da karşılaştırabilirsiniz. Doğru yöntem zihnin verimini büyük ölçüde değiştirir.
3. Duygusal enerjiyi koruyun
Fiziksel ve zihinsel çalışma bilinir, ancak duygusal emek daha az görünür ve aynı derecede önemlidir.
İş yerinde neredeyse hiçbir şey yapmadığınız hâlde gün sonunda tükenmiş, bütün gün yoğun çalışan bir iş arkadaşınızın ise spor yapacak enerjisi kaldığı oldu mu? Farkın bir kısmını duygusal emek açıklayabilir.
Duygusal emek, duyguları yönetmek için harcanan enerjidir. Dışa dönük ve içe dönük olabilir:
- Dışa dönük duygusal emek: Müşteriye güler yüz göstermek, yöneticiyi memnun etmek, iş arkadaşlarına sıcak davranmak gibi, özellikle içten gelmediğinde olumlu duygular sergilemek.
- İçe dönük duygusal emek: Müşteri eleştirisi sonrası aşağılanma, yöneticiye rapor verirken stres veya iş arkadaşının suçu size atmasıyla oluşan öfke gibi olumsuz duyguları yönetmek.
Duygusal kaynaklar da fiziksel ve zihinsel kaynaklar gibi sınırlıdır. Uzun süreli duygusal emek uykusuzluk, baş ağrısı, kaygı, sinirlilik, sosyal geri çekilme, anlam kaybı veya depresyon gibi fiziksel ve ruhsal belirtilere neden olabilir.
Duygusal tükenme, zaman ve yaşam yönetimini fiziksel veya zihinsel yorgunluktan daha fazla etkileyebilir. Diğerleri verimi düşürürken duygusal tükenme kişiyi tamamen durdurabilir.
Duygusal yükü azaltmak için:
- Değerlerinizi netleştirin. İşi kişisel anlamla ilişkilendirin; böylece yapmak zorunda olduğunuz bir şey olmaktan çıkar, seçtiğiniz bir şeye dönüşür. Motivasyonu güçlendirir.
- Oksitosini destekleyin. Örneğin evcil hayvanla vakit geçirmek rahatlatabilir.
- Serotonini destekleyin. Aerobik egzersiz ruh hâlini iyileştirebilir.
- Dopamini destekleyin. Yemek, eğlence, ilişkiler ve keyif veren deneyimlerden yararlanın.
- Kortizolü azaltın. Rahatlayın, uygun olduğunda mola verin veya stresi azaltmak için sakız çiğneyin.