Método 3-3-3: uma abordagem prática para gerir o tempo
O que fazer quando parece que nunca há tempo suficiente?
Alguma destas situações parece familiar?
Em alguns dias falta tempo; em outros você não sabe o que fazer. Vive ocupado, mas avança pouco no trabalho importante. Adia certas coisas por tanto tempo que fica sem graça de voltar a falar delas. Sente-se exausto, não quer dormir à noite nem levantar de manhã.
Talvez você já tenha tentado agendas detalhadas, grupos de prestação de contas e todo tipo de alarme. Mesmo assim, os resultados decepcionam: você continua ocupado ou distraído, a produtividade não aumenta e o trabalho continua incompleto.
Se isso parece familiar, experimente o método 3-3-3 de gestão do tempo, criado para mostrar resultados em cinco dias.
O método nasceu de anos de prática. É a abordagem de gestão de tempo, energia e vida pessoal que usamos no Elisi e que também ajudou participantes de algumas sessões de coaching.
Muitas pessoas enfrentam esses problemas sem uma boa solução. Por isso compartilhamos o método, na esperança de que ajude.
O método 3-3-3 tem três grupos de três elementos:
- Três princípios de planejamento: Priorize o que importa, deixe margem suficiente e comece pelo resultado final.
- Três métodos de execução: Comece sem perfeccionismo, concentre-se profundamente e transforme ações em hábitos.
- Três apoios de longo prazo: Proteja a energia física, mental e emocional.
Esses princípios podem ajudar a concluir tarefas, reduzir a procrastinação e manter um plano.
Três princípios de planejamento
Com o método 3-3-3, você planeja ano, mês, semana e dia com três princípios: priorizar o que importa, deixar margem e começar pelo resultado final.
1. Priorize o que importa
Para usar o tempo com eficiência, costumamos agendar tarefas demais ao mesmo tempo ou tentar fazer várias coisas juntas. Talvez você queira ouvir aulas de inglês no caminho para o trabalho ou escrever durante uma reunião longa e entediante.
Com essa mentalidade, reservar um bloco para uma tarefa só parece desperdício. Enchemos os planos diários e semanais como se cada minuto tivesse que valer por dois.
Na prática, concentrar-se em uma coisa por bloco pode ser mais eficiente. O cérebro só consegue se concentrar em uma tarefa de cada vez.
A equipe de pesquisa em psicologia de David Meyer, na Universidade de Michigan, pediu a voluntários que alternassem rapidamente entre reconhecer formas e resolver problemas de matemática. Comparado a continuar na mesma tarefa, alternar exigiu mais tempo e reduziu a precisão.
Cada mudança de atenção exige que o centro de processamento frontal do cérebro ative circuitos neurais diferentes. Alternar entre tarefas consome tempo e reduz a eficiência.
Planejar uma tarefa por bloco pode preocupar você quando há muita coisa para fazer. Mas, se o trabalho supera o tempo disponível, isso continua verdadeiro mesmo que você coloque tudo no plano. Na prática, você pode fazer menos: mudanças frequentes e ansiedade por uma carga impossível reduzem a eficiência ou fazem você desistir de tudo.
Quando suas tarefas excedem o tempo disponível, priorizar fica ainda mais importante.
No plano diário, identifique a tarefa mais importante e reserve tempo para ela primeiro. Não adicione outras tarefas ao bloco antes de concluir essa prioridade.
Não se preocupe que isso signifique fazer menos. Se terminar a prioridade antes do previsto, terá tempo para outra coisa.
2. Deixe margem suficiente
Costumamos superestimar nossas capacidades e subestimar quanto tempo uma tarefa leva.
Uma estimativa curta pode gerar pressa e ansiedade ou desorganizar todo o cronograma. Para trabalhar com eficiência, é melhor estimar um pouco mais do que reservar tempo insuficiente.
Em The Effective Executive, Peter Drucker explica que algumas pessoas fazem pouco apesar de trabalharem muito porque subestimam a duração das tarefas. Esperam que tudo corra bem, embora imprevistos sejam normais. Gestores eficazes reservam mais tempo do que imaginam necessário, avançam com constância em vez de correr e evitam iniciar muitas tarefas importantes ao mesmo tempo sem tempo contínuo para cada uma.
Reservar tempo ininterrupto suficiente parece simples, mas exige entender a tarefa, sua capacidade, os recursos disponíveis e os riscos possíveis.
Uma maneira prática de considerar a incerteza é a estimativa de três pontos. Pense no melhor cenário, no mais provável e no pior:
Tempo estimado = (melhor cenário + 4 × cenário mais provável + pior cenário) / 6
Por exemplo, uma tarefa pode levar 2 dias no melhor cenário, 4 no mais provável e 7 no pior. O cálculo é (2 + 4 × 4 + 7) / 6 = 4,17 dias. Não reserve menos de 4,17 dias.
Outras duas formas de deixar margem:
- Deixe um período sem atividades todos os dias, por exemplo uma ou duas horas. Use-o se a estimativa estiver errada ou surgir uma urgência.
- Planeje por semana, não por dia. Você não precisa estimar com tanta precisão e pode passar prioridades incompletas para outro dia da mesma semana.
3. Comece pelo resultado final
Algumas pessoas trabalham muito e passam o tempo aprendendo psicologia, estudando para uma certificação financeira, aprendendo inglês ou produzindo vídeos.
Se você pergunta por quê, talvez respondam que a concorrência vai aumentar e precisam continuar aprendendo para não ficar para trás. Estar ciente dos riscos é útil, mas acumular habilidades sem direção não é um bom plano.
Antes de decidir estudar ou fazer algo, pergunte a si mesmo qual é o propósito. Depois, considere outros caminhos para alcançá-lo e escolha o mais eficaz.
Por exemplo, se você quer se relacionar melhor com os colegas, pode estudar técnicas práticas de comunicação. Talvez não precise começar por um currículo completo de psicologia acadêmica, que exige mais tempo, energia e dinheiro e pode não ajudar no curto prazo.
Ao planejar, volte ao propósito de cada tarefa. Escolher ações com base no resultado desejado pode ajudar você a fazer mais com menos esforço.
Três métodos de execução
Depois de planejar, use três métodos para executar: começar sem perfeccionismo, concentrar-se profundamente e transformar ações repetidas em hábitos.
1. Comece sem perfeccionismo
Depois de escolher a prioridade do bloco e reservar tempo suficiente, é hora de executar.
A procrastinação é um dos maiores obstáculos para começar. Duas causas comuns são o medo da dificuldade e o perfeccionismo. O primeiro impede o início; o segundo prende você aos detalhes e reduz o ritmo.
Faça uma primeira versão imperfeita e melhore-a em etapas. Em uma tarefa difícil, não se preocupe com a qualidade da primeira tentativa. Comece e revise aos poucos.
Ao escrever sobre um tema que conhece pouco, anote primeiro o que sabe e depois revise o rascunho algumas vezes.
Começar sem perfeccionismo reduz o medo de iniciar e evita que você fique preso nos detalhes. Lembre-se de que pode melhorar essa parte na próxima rodada.
2. Concentre-se profundamente
Outra causa de procrastinação é desperdiçar o tempo disponível, especialmente no início do prazo. Muitas pessoas adiam no começo e correm no final.
Um desafio mensal de exercícios pode exigir 12 sessões. Algumas pessoas quase não treinam na primeira metade do mês e depois se exercitam todos os dias perto do fim. Isso nem sempre é mais motivação; talvez tenham medo de perder uma recompensa de CNY 500 ou pagar uma penalidade de CNY 500.
Melhorar o foco pode evitar esse tipo de atraso. Experimente estas três técnicas:
- Antecipe seu prazo pessoal. Isso ajuda a começar mais cedo e deixa uma reserva para imprevistos.
- Defina marcos. Divida tarefas com mais de um dia em etapas, cada uma com seu prazo. Para uma análise de mercado de dois dias: roteiro até o meio-dia do primeiro dia, pesquisa até as 22h, rascunho até as 16h do segundo e revisão final até as 22h.
- Use sessões Pomodoro. Trabalhe concentrado por 25 minutos e descanse por 5. Sessões curtas facilitam o foco e pausas regulares ajudam a manter a energia.
3. Transforme ações em hábitos
Um plano novo pode parecer empolgante. Você imagina um dia muito produtivo amanhã. No primeiro dia, o entusiasmo talvez ajude a executar.
Com o tempo, lembrar de tantas coisas fica cansativo. Você começa a evitar tarefas, depois evita planejar e acaba sem direção.
Para ir além do entusiasmo inicial, torne os horários regulares e automatize ações repetidas.
Torne os horários regulares
Agende regularmente as atividades que podem ter um horário fixo.
Por exemplo, faço exercícios às 14h toda segunda, quarta e sexta; organizo meus objetos pessoais às 9h em domingos alternados; e corto o cabelo ao meio-dia na quarta segunda-feira do mês.
Horários regulares têm duas vantagens:
- Você não precisa lembrar da atividade nem decidir quando fazê-la. Ela vira parte da rotina.
- É possível planejar com antecedência e reduzir interrupções, porque o período fica reservado.
Quanto mais atividades viram rotina, menos planejamento e esforço exigem. Elas deixam de parecer um peso. Escovar os dentes de manhã parece uma tarefa? Talvez pareça mais estranho sair sem fazê-lo.
Automatize ações repetidas
Outra forma de criar hábitos é usar uma lista de verificação para atividades recorrentes.
Siga-a sempre que fizer a atividade. Repetir os mesmos passos conscientemente facilita lembrar a rotina. Quando ela vira hábito, você a executa naturalmente e com menos esforço.
Por exemplo, automatizei minha rotina matinal:
- Escovar os dentes assim que acordo.
- Beber um copo de água morna.
- Ir ao banheiro.
- Lavar o rosto e fazer a barba.
- Pegar o café da manhã na cozinha.
- Trocar de roupa e preparar a roupa de exercício para depois do trabalho.
- Pegar a bolsa, calçar os sapatos e sair.
Consigo seguir esses sete passos sem esquecer nada, mesmo quando estou ocupado. Só preciso lembrar a hora de acordar e sair.
Três apoios de longo prazo
Planejar e executar não bastam. Para gerir o tempo a longo prazo, também é preciso proteger a energia física, mental e emocional.
O assunto é amplo; aqui estão os pontos principais.
1. Proteja a energia física
Saúde é a base. Sem energia física suficiente, até um bom plano e um método eficiente são difíceis de manter.
Em ordem de importância, cuide de sono, alimentação, exercício e ritmo biológico.
Sono
Durma o suficiente e melhore a qualidade do sono.
Alimentação
No universo do fitness, dizem que alimentação representa 70% e exercício 30%. A comida tem grande impacto no corpo.
Para gerir energia, experimente comer porções menores com mais frequência e escolher alimentos com menor índice glicêmico.
Exercício
Filóstrato, em um antigo manual grego de treinamento esportivo, já apontava que alternar atividade e descanso pode melhorar o desempenho.
Quanto mais intenso o trabalho, mais importante reservar tempo para exercício. No conjunto, isso pode aumentar a eficiência.
No início, o exercício pode parecer cansativo ou entediante. Uma distração positiva pode ajudar a continuar. Por exemplo, coloco uma tela grande na frente da esteira e assisto a um filme enquanto corro. Às vezes uma hora passa sem eu perceber. O filme também pode ser o que me faz voltar para a esteira.
Ritmo biológico
Segundo o artigo original, uma pessoa pode ter apenas duas a duas horas e meia por dia em que é especialmente produtiva.
Conheça seu próprio ritmo e use o período de maior energia para pensar profundamente ou fazer o trabalho mais desafiador.
2. Proteja a energia mental
Energia física ajuda a executar o plano, mas o trabalho intelectual também exige recursos mentais.
Dormir, comer bem, fazer exercícios e seguir um horário adequado ao seu ritmo biológico ajudam a manter a mente alerta. Usar métodos de trabalho eficazes também importa.
Por exemplo, compare trabalhar uma hora e 45 minutos antes de descansar 15 com fazer blocos de foco de 25 minutos e pausas de 5. O melhor ritmo varia de pessoa para pessoa.
Também compare tentar coisas sem método com usar uma estrutura clara de raciocínio. Um bom método pode fazer grande diferença na eficiência mental.
3. Proteja a energia emocional
Conhecemos o trabalho físico e mental, mas o trabalho emocional é menos visível e também importante.
Você já passou o dia no trabalho fazendo pouco e ainda assim chegou em casa exausto, enquanto um colega muito ocupado ainda tinha energia para praticar esportes? O trabalho emocional pode explicar parte dessa diferença.
Trabalho emocional é a energia usada para administrar sentimentos. Pode ser externo ou interno:
- Trabalho emocional externo: Demonstrar emoções positivas, como ser simpático com clientes, agradar ao chefe ou mostrar cordialidade aos colegas, especialmente quando não são sentimentos genuínos.
- Trabalho emocional interno: Gerenciar sentimentos negativos, como humilhação após a crítica de um cliente, estresse ao falar com o chefe ou frustração quando um colega joga a culpa em você.
Os recursos emocionais são limitados, assim como os físicos e mentais. Trabalho emocional prolongado pode afetar a saúde física e mental, causando insônia, dor de cabeça, ansiedade, irritabilidade, afastamento social, perda de sentido ou depressão.
A exaustão emocional pode afetar a gestão do tempo e da vida pessoal mais do que o cansaço físico ou mental. Estes podem reduzir a eficiência; a exaustão emocional pode parar uma pessoa por completo.
Para reduzir a carga emocional:
- Clareie seus valores. Conecte o trabalho a um sentido pessoal para que ele deixe de ser algo que você precisa fazer e vire algo que escolhe fazer. Isso fortalece a motivação.
- Apoie a ocitocina. Passar tempo com um animal de estimação pode ajudar a relaxar.
- Apoie a serotonina. Exercícios aeróbicos podem melhorar o humor.
- Apoie a dopamina. Aproveite comida, entretenimento, relacionamentos e outras experiências agradáveis.
- Reduza o cortisol. Relaxe, faça pausas quando possível ou masque chiclete para aliviar o estresse.