3-3-3時間管理法：実践的な時間の使い方
いつも時間が足りないと感じるとき、どうすればよいでしょうか。
次のようなことはありませんか？
ある日は時間が足りず、別の日は何をすればよいか分からない。忙しいのに大切なことが進まない。長い間先延ばしにして、話題に出すのも気まずいことがある。疲れ切っていて、夜は寝たくなく、朝は起きたくない。
細かい時間割、相互確認のグループ、さまざまなアラームを試したかもしれません。それでも忙しい、またはぼんやりしたままで、生産性は上がらず、タスクも終わらないことがあります。
当てはまる場合は、3-3-3時間管理法を試してみてください。5日ほどで効果を感じられるよう設計されています。
この方法は長年の実践から生まれました。Elisi社内の時間・エネルギー・生活管理に使われ、一部のコーチング受講者にも役立ちました。
同じ問題を抱え、良い方法が見つからない人が多いため、役立ててもらえるよう紹介します。
3-3-3法は、3つのグループにそれぞれ3つの要素があります。
- 3つの計画原則： 重要なことを優先する、十分な余裕を持つ、ゴールから考える。
- 3つの実行方法： 完璧でなくても始める、深く集中する、行動を習慣にする。
- 3つの長期的な土台： 体力、頭の力、感情のエネルギーを守る。
これらの原則は、タスクの未完了、先延ばし、計画を続ける難しさの解決に役立ちます。
3つの計画原則
3-3-3法では、年、月、週、日の計画を「重要なことを優先する」「余裕を持つ」「ゴールから考える」の3原則で作ります。
1. 重要なことを優先する
時間を有効に使おうとして、一度に多くのタスクを予定に入れたり、マルチタスクをしたりしがちです。通勤中に英語を聞く、長くて退屈な会議中に記事を書く、と考えるかもしれません。
この考え方では、ひとつの時間枠にひとつのタスクだけを入れると、時間を無駄にしているように感じます。毎分を倍の価値にしようと、日次・週次の計画をいっぱいにします。
実際には、ひとつの時間枠でひとつのことに集中する方が効率的です。脳が一度に集中できるのはひとつのタスクだけです。
ミシガン大学の心理学者David Meyerらの研究では、図形の識別と数学の問題を素早く切り替える課題が行われました。ひとつの課題に集中する場合に比べ、切り替えると時間がかかり、正確性も低下しました。
注意を切り替えるたびに、脳の前頭部にある処理系が異なる神経回路を動かします。タスク間の移動には時間がかかり、効率が落ちます。
やることが多いと、時間枠ひとつにタスクひとつでは心配になるかもしれません。しかし、作業量が時間を超えていれば、計画に全部書いても同じです。むしろタスクを詰め込むと、頻繁な切り替えと終わらない作業への不安で効率が下がり、すべてを諦めることにもつながります。
作業が時間を超えるときほど、優先順位が重要です。
日次計画で最も重要なタスクをひとつ選び、先に時間を確保します。それが終わるまで、同じ時間枠に他のタスクを入れません。
これで作業量が減ると心配する必要はありません。最優先の仕事を早く終えれば、別のことをする時間が残ります。
2. 十分な余裕を持つ
自分の能力を過大評価し、タスクに必要な時間を過小評価しがちです。
時間を少なく見積もると、急いで作業する不安が生まれ、全体の予定も崩れることがあります。効率よく働くには、必要な時間は少なめより多めに見積もりましょう。
Peter Druckerは『The Effective Executive』で、成果が少ない人が努力していても、それはタスクの時間を過小評価しているからだと説明しています。すべてが順調に進むと考えますが、予想外のことはよく起きます。効果的なマネージャーは必要時間を多めに確保し、急がず着実に進め、十分な集中時間がないまま多くの重要タスクに同時着手しません。
十分な連続時間を確保するには、タスク、自分の能力、使えるリソース、リスクを正しく把握する必要があります。
不確実性を考慮する実用的な方法が三点見積もりです。最良、最も可能性が高い、最悪の時間を見積もります。
推定時間 = (最良の時間 + 4 × 最も可能性が高い時間 + 最悪の時間) / 6
例えば、最良なら2日、最も可能性が高いのは4日、最悪なら7日かかるタスクの場合、(2 + 4 × 4 + 7) / 6 = 4.17日です。4.17日より少なく予定しないでください。
余裕を持たせる別の方法もあります。
- 毎日、予定を入れない時間を残す。 1～2時間ほど空けておけば、見積もり違いや緊急作業に対応できます。
- 日単位ではなく週単位で計画する。 時間を正確に予測する必要が減り、未完了の優先事項を同じ週の別の日に移せます。
3. ゴールから考える
心理学、金融資格、英語、動画制作など、多くのことを忙しく学び続ける人がいます。
理由を聞くと、将来競争が激しくなり、遅れないよう学び続ける必要があると言うかもしれません。リスクを意識するのは良いことですが、方向もなくスキルを集めるのは効果的な計画ではありません。
何かを学ぶ、または始める前に、目的を自分に問いかけてください。 その目的を達成する別の方法を考え、最も効果的なものを選びます。
例えば、同僚と良い関係を作りたいなら、実践的なコミュニケーションを学べばよいかもしれません。心理学の体系を最初から学ぶ必要はないでしょう。より多くの時間、エネルギー、費用がかかり、短期間では役立たない可能性があります。
計画するときは、タスクごとの目的に戻りましょう。望む結果に沿って行動を選ぶと、少ない労力で成果を上げられます。
3つの実行方法
計画ができたら、次の3つの方法で実行します。完璧でなくても始め、深く集中し、繰り返す行動を習慣にします。
1. 完璧でなくても始める
時間枠ごとの優先事項を決め、十分な時間を確保したら、実行に移ります。
先延ばしは実行を妨げる大きな要因です。 よくある原因は難しさへの恐れと完璧主義です。前者は始めることをためらわせ、後者は細部に時間をかけすぎて進捗を遅らせます。
まず不完全な初稿を作り、何度か改善しましょう。難しいタスクの最初の品質を心配せず、始めてから少しずつ修正します。
慣れないテーマを書くときは、まず書けることを出してから何度か見直します。
不完全なスタートは、始める恐れを減らし、完璧主義によって細部で止まるのを防ぎます。次の段階で改善できると考えましょう。
2. 深く集中する
先延ばしのもうひとつの原因は、使える時間を無駄にすることです。特に締め切りの前半に起きます。最初はのんびりし、最後に急ぐ人は多くいます。
月12回の運動チャレンジを例にします。月の前半はあまり運動せず、終盤に毎日のように運動する人がいます。やる気が増えたのではなく、目標を逃すとCNY 500の報酬を失う、あるいはCNY 500のペナルティを払うと心配している場合があります。
集中力を高めると、こうした遅れを防げます。次の3つを試してください。
- 自分の締め切りを早める。 早く始めやすくなり、予想外のことに備える余裕もできます。
- 中間目標を決める。 1日以上かかる作業は段階に分け、それぞれの期限を決めます。2日間の市場分析なら、初日正午までに構成、22時までに資料収集、2日目16時までに初稿、22時までに最終調整を終えます。
- ポモドーロを使う。 25分集中して5分休みます。短いセッションは集中しやすく、定期的な休憩で次の時間もエネルギーを保てます。
3. 行動を習慣にする
新しい計画はわくわくします。次の日はとても生産的になると思うかもしれません。最初の数日は熱意で実行できることがあります。
時間が経つと、多くのことを覚えておくのが疲れます。活動を避けるようになり、計画を作らなくなり、方向を見失います。
最初の熱意の後も続けるには、予定を規則的にし、繰り返す行動を自動化します。
予定を規則的にする
固定できる活動は、できるだけ同じ時間に設定します。
例えば、月・水・金曜の14時に運動し、隔週日曜の9時に持ち物を整理し、毎月第4月曜の正午に散髪します。
規則的な予定には2つの利点があります。
- 活動を覚えたり、毎回いつするか決めたりする必要がなくなります。
- 先に時間を確保できるため、他の作業に邪魔されにくくなります。
多くの活動がルーティンになるほど、計画と労力が減ります。朝の歯磨きを負担に感じるでしょうか。歯磨きをせずに外出する方が違和感があるかもしれません。
繰り返す行動を自動化する
繰り返し行うことにチェックリストを作る方法もあります。
その活動をするたびにリストに沿って進めます。同じ手順を意識的に繰り返すと、覚えやすくなります。習慣になれば自然に、少ない労力で実行できます。
例えば、私は朝の手順を自動化しました。
- 起きたらすぐ歯を磨く。
- 温かい水を一杯飲む。
- トイレに行く。
- 顔を洗い、ひげを剃る。
- キッチンで朝食を準備する。
- 着替え、仕事後の運動着を用意する。
- バッグを持ち、靴を履いて出発する。
忙しいときでもこの7つを忘れずにできます。起きる時間と出発時間だけ覚えておけばよいのです。
3つの長期的な土台
計画と実行だけでは不十分です。時間管理を長く続けるには、体力、頭の力、感情のエネルギーも守る必要があります。
詳しく説明するには別の記事が必要なほど幅広いため、ここでは要点をまとめます。
1. 体力を守る
健康はすべての土台です。体力が足りなければ、良い計画や効率的な方法も続けにくくなります。
重要な順に、睡眠、食事、運動、体内時計に気を配りましょう。
睡眠
十分な睡眠を取り、睡眠の質も高めます。
食事
フィットネスでは、食事が7割で運動が3割という言い方があります。食事は体に大きな影響を与えます。
エネルギー管理には、少量を複数回に分けて食べ、血糖値の上昇が緩やかな食品を選ぶ方法があります。
運動
古代ギリシャの競技者向け訓練書を編纂したPhilostratusは、運動と休息を交互に行うと能力を高められると述べています。
仕事が忙しいときほど運動の時間を取ることが大切です。全体として効率が上がることがあります。
運動は最初、退屈だったりつらかったりします。前向きな気晴らしが続ける助けになります。私はランニングマシンの前に大きな画面を置き、映画を見ながら走ります。気づくと1時間経っています。映画を見る楽しみが、運動に戻るきっかけになることもあります。
体内時計
元の記事によると、人が特に生産的でいられる時間は1日に2～2.5時間ほどかもしれません。
自分の体内時計を理解し、最もエネルギーが高い時間を深い思考や難しい仕事に使いましょう。
2. 頭の力を守る
体力は計画を実行する助けになりますが、知的作業には頭のリソースも必要です。
睡眠、食事、運動、体内時計に合った予定は、頭を冴えた状態に保ちます。効率的な仕事の方法も重要です。
例えば、1時間45分働いて15分休む方法と、25分集中して5分休む方法を比べてみましょう。集中のリズムは人によって異なります。
また、方法を決めずに試すのと、明確な考え方の枠組みを使うのも比べてみてください。適切な思考法は、頭の使い方を大きく変えます。
3. 感情のエネルギーを守る
体力や頭を使う作業はよく知られていますが、感情労働も見えにくい大切な負担です。
職場でほとんど何もしなかったのに帰宅後は疲れ切っている一方、一日中忙しかった同僚はスポーツに行く元気がある。そんなことはありませんか。感情労働が違いの一因かもしれません。
感情労働とは、感情を管理するために使うエネルギーです。外向きと内向きがあります。
- 外向きの感情労働： 顧客に笑顔で対応する、上司に調子を合わせる、同僚に親しげに接するなど、本心ではないのに肯定的な感情を見せること。
- 内向きの感情労働： 顧客に批判されて屈辱を感じる、上司への報告で緊張する、同僚に責任を押し付けられて不満を感じるなど、否定的な感情を管理すること。
感情のリソースも体力や頭のリソースと同じく限られています。感情労働が続くと、不眠、頭痛、不安、いら立ち、社交の回避、意味の喪失、落ち込みなど、心身に影響が出ることがあります。
感情の疲労は、時間や生活の管理に体力・頭の疲れ以上の影響を与える場合があります。後者は効率を下げますが、前者は人を完全に動けなくすることがあります。
感情の負担を減らすために、次の方法があります。
- 価値観を明確にする。 仕事に意味を持たせ、「やらなければ」から「自分でやりたい」へ変えると、動機づけが高まります。
- オキシトシンを増やす。 例えば、ペットと過ごすとリラックスできます。
- セロトニンを増やす。 有酸素運動は前向きな気分を助けます。
- ドーパミンを増やす。 食事、娯楽、人間関係など、楽しい経験を取り入れます。
- コルチゾールを減らす。 リラックスする、適度に休む、ガムを噛むなどでストレスを和らげます。