Il metodo 3-3-3: un approccio pratico alla gestione del tempo
Cosa puoi fare quando sembra che il tempo non basti mai?
Ti riconosci in una di queste situazioni?
Alcuni giorni non hai abbastanza tempo, altri non sai cosa fare. Sei sempre impegnato ma fai pochi progressi sulle cose importanti. Rimandi così a lungo certe cose che ti imbarazza parlarne. Ti senti esausto, la sera non vuoi andare a dormire e al mattino non vuoi alzarti.
Forse hai già provato calendari dettagliati, gruppi di responsabilità e ogni tipo di promemoria. I risultati però restano deludenti: sei sempre occupato o distratto, la produttività non migliora e le attività restano incompiute.
Se ti riconosci in queste situazioni, prova il metodo 3-3-3 per la gestione del tempo, pensato per mostrare risultati in cinque giorni.
Il metodo nasce da anni di pratica. È l'approccio alla gestione di tempo, energia e vita personale che usiamo in Elisi e che ha aiutato anche alcuni partecipanti alle sessioni di coaching.
Molte persone affrontano questi problemi senza avere una soluzione utile. Condividiamo quindi il metodo nella speranza che possa aiutarti.
Il metodo 3-3-3 ha tre gruppi di tre elementi:
- Tre principi di pianificazione: prima le cose importanti, lascia abbastanza margine e parti dal risultato finale.
- Tre metodi di esecuzione: inizia senza perfezionismo, concentrati a fondo e trasforma le azioni in abitudini.
- Tre sostegni a lungo termine: proteggi l'energia fisica, mentale ed emotiva.
Questi principi possono aiutare a completare le attività, ridurre la procrastinazione e mantenere un piano.
Tre principi di pianificazione
Con il metodo 3-3-3 pianifichi anno, mese, settimana e giorno seguendo tre principi: dare priorità a ciò che conta, lasciare margine sufficiente e partire dal risultato finale.
1. Prima le cose importanti
Per usare bene il tempo spesso programmiamo troppe attività insieme o proviamo a fare più cose contemporaneamente. Potresti voler ascoltare lezioni d'inglese mentre vai al lavoro o scrivere durante una riunione lunga e noiosa.
Con questa mentalità sembra uno spreco programmare una sola attività in un blocco. Riempiamo i piani giornalieri e settimanali come se ogni minuto dovesse valere il doppio.
In pratica concentrarsi su una sola cosa alla volta può essere più efficiente. Il cervello riesce a concentrarsi su una sola attività per volta.
Il gruppo di ricerca psicologica di David Meyer all'Università del Michigan ha chiesto a volontari di passare rapidamente dal riconoscimento di forme alla risoluzione di problemi matematici. Rispetto al rimanere su un solo compito, il cambio richiedeva più tempo e riduceva la precisione.
Ogni cambio di attenzione obbliga il centro di elaborazione frontale del cervello ad attivare circuiti neurali diversi. Passare da un'attività all'altra richiede tempo e riduce l'efficienza.
Programmare una sola attività per blocco può preoccuparti se hai molto da fare. Ma se il lavoro supera il tempo disponibile, è così anche se inserisci tutto nel piano. Anzi, potresti completare ancora meno: cambi frequenti e ansia per un carico impossibile riducono l'efficienza o possono farti rinunciare del tutto.
Quando le attività superano il tempo disponibile, stabilire le priorità diventa ancora più importante.
Nel piano giornaliero individua l'attività più importante e riservale il tempo per prima. Non aggiungere altre attività a quel blocco finché la priorità non è completa.
Non temere che così farai meno. Se completi prima la priorità, avrai tempo per altro.
2. Lasciare margine sufficiente
Spesso sopravvalutiamo le nostre capacità e sottovalutiamo il tempo necessario per un'attività.
Una stima troppo breve può causare fretta e ansia o scombinare tutto il programma. Per lavorare in modo efficiente, meglio stimare più tempo del necessario che troppo poco.
In The Effective Executive, Peter Drucker spiega che alcune persone ottengono pochi risultati pur lavorando molto perché sottovalutano la durata delle attività. Si aspettano che tutto vada liscio, anche se gli imprevisti sono normali. I manager efficaci riservano più tempo di quanto pensino serva, procedono con costanza invece di correre ed evitano di iniziare troppe attività importanti senza avere abbastanza tempo ininterrotto per ciascuna.
Riservare tempo continuo sembra semplice, ma richiede una stima accurata dell'attività, delle proprie capacità, delle risorse disponibili e dei possibili rischi.
Un metodo pratico per considerare l'incertezza è la stima a tre punti. Valuta il caso migliore, quello più probabile e il peggiore:
Tempo stimato = (caso migliore + 4 × caso più probabile + caso peggiore) / 6
Per esempio, un'attività potrebbe richiedere 2 giorni nel caso migliore, 4 in quello più probabile e 7 nel peggiore. Il calcolo è (2 + 4 × 4 + 7) / 6 = 4,17 giorni. Non riservare meno di 4,17 giorni.
Altri due modi per aggiungere flessibilità:
- Lascia del tempo non pianificato ogni giorno, per esempio una o due ore. Puoi usarlo se una stima è sbagliata o arriva un'urgenza.
- Pianifica per settimana, non per giorno. La stima non deve essere precisa allo stesso modo e le priorità incompiute possono passare a un altro giorno della settimana.
3. Partire dal risultato finale
Alcune persone lavorano molto e sono impegnate a imparare psicologia, studiare per una certificazione finanziaria, imparare l'inglese o creare video.
Se chiedi perché, potrebbero dire che la concorrenza aumenterà e devono continuare a imparare per non restare indietro. Essere consapevoli dei rischi è utile, ma accumulare competenze senza direzione non è un buon piano.
Prima di decidere di studiare o fare qualcosa, chiediti a cosa serve. Poi considera altri modi per raggiungere lo scopo e scegli quello più efficace.
Per esempio, se vuoi andare più d'accordo con i colleghi, puoi studiare tecniche pratiche di comunicazione. Probabilmente non serve iniziare un intero percorso accademico di psicologia: richiede più tempo, energia e denaro e potrebbe non aiutare nel breve periodo.
Quando pianifichi, torna allo scopo di ogni attività. Scegliere le azioni in base al risultato desiderato può aiutarti a ottenere di più con meno sforzo.
Tre metodi di esecuzione
Dopo aver pianificato, usa questi tre metodi per agire: iniziare senza perfezionismo, concentrarsi a fondo e trasformare le azioni ripetute in abitudini.
1. Iniziare senza perfezionismo
Dopo aver scelto una priorità per il blocco e riservato tempo sufficiente, bisogna eseguirla.
La procrastinazione è uno dei principali ostacoli all'inizio. Due cause comuni sono la paura della difficoltà e il perfezionismo. La prima impedisce di iniziare; il secondo fa perdere tempo sui dettagli.
Prova una prima versione imperfetta e migliorala con più passaggi. Per un'attività difficile, non preoccuparti della qualità del primo tentativo. Inizia e poi rivedi tutto gradualmente.
Per esempio, se devi scrivere su un argomento che conosci poco, annota prima quello che sai e poi rivedi la bozza più volte.
Un inizio imperfetto riduce la paura di partire e impedisce al perfezionismo di bloccarti nei dettagli. Ricordati che potrai migliorare quella parte al prossimo giro.
2. Concentrarsi a fondo
Un'altra causa della procrastinazione è sprecare il tempo disponibile, soprattutto all'inizio di una scadenza. Molti rimandano all'inizio e corrono alla fine.
Una sfida mensile di allenamento può richiedere 12 sessioni. Alcune persone si allenano poco nella prima metà del mese, poi quasi ogni giorno alla fine. Non è necessariamente più motivazione: potrebbero temere di perdere un premio di CNY 500 o di dover pagare una penale di CNY 500.
Migliorare la concentrazione può evitare questi ritardi. Prova tre tecniche:
- Anticipa la scadenza personale. Ti aiuta a iniziare prima e lascia un margine per gli imprevisti.
- Definisci tappe intermedie. Per un'attività che dura più di un giorno, dividila in fasi con scadenze proprie. Per un'analisi di mercato di due giorni: schema entro mezzogiorno del primo giorno, ricerca entro le 22:00, bozza entro le 16:00 del secondo giorno, versione finale entro le 22:00.
- Usa sessioni Pomodoro. Lavora concentrato per 25 minuti, poi fai una pausa di 5. Sessioni brevi facilitano la concentrazione e pause regolari aiutano a mantenere l'energia.
3. Rendere automatiche le abitudini
Un piano nuovo può dare entusiasmo. Immagini quanto sarai produttivo il giorno dopo. Il primo giorno l'entusiasmo può aiutarti a rispettarlo.
Con il tempo ricordare tante attività può diventare stancante. Inizi a evitarle, poi eviti di pianificare e infine perdi la direzione.
Per superare l'entusiasmo iniziale, rendi regolari gli orari e automatizza le azioni ripetute.
Rendere regolari gli orari
Programma con regolarità le attività che possono avere un orario fisso.
Per esempio, mi alleno ogni lunedì, mercoledì e venerdì alle 14; riordino gli oggetti personali ogni due domeniche alle 9; e vado dal parrucchiere il quarto lunedì del mese a mezzogiorno.
Gli orari regolari hanno due vantaggi:
- Non devi ricordare l'attività o decidere quando farla. Diventa una routine.
- Puoi pianificare in anticipo e ridurre le interruzioni perché quei blocchi non sono disponibili per altro lavoro.
Più attività diventano routine, meno pianificazione e sforzo richiedono. Non sembrano più un peso. Ti sembra faticoso lavarti i denti al mattino? Potrebbe sembrarti più strano uscire senza averlo fatto.
Automatizzare le azioni ripetute
Un altro modo per creare abitudini è preparare una lista di controllo per le attività ricorrenti.
Usala ogni volta. Ripetere intenzionalmente gli stessi passaggi rende la routine più facile da ricordare. Quando diventa un'abitudine, la seguirai in modo naturale e con meno fatica.
Per esempio, ho reso automatica la mia routine mattutina:
- Lavarmi i denti appena sveglio.
- Bere un bicchiere d'acqua calda.
- Andare in bagno.
- Lavarmi il viso e radermi.
- Prendere la colazione in cucina.
- Cambiarmi e preparare i vestiti per allenarmi dopo il lavoro.
- Prendere la borsa, mettere le scarpe e uscire.
Posso seguire questi sette passaggi senza dimenticarne nessuno, anche quando sono di fretta. Devo solo ricordare a che ora alzarmi e uscire.
Tre sostegni a lungo termine
Pianificazione ed esecuzione non bastano. La gestione del tempo a lungo termine deve proteggere anche l'energia fisica, mentale ed emotiva.
L'argomento è ampio, quindi qui ne riassumiamo i punti principali.
1. Proteggere l'energia fisica
La salute è la base di tutto. Senza energia fisica sufficiente è difficile mantenere anche il piano migliore e un metodo efficiente.
In ordine di importanza, prenditi cura di sonno, alimentazione, esercizio e ritmo biologico.
Sonno
Dormi a sufficienza e migliora la qualità del sonno.
Alimentazione
Nel mondo del fitness si dice che alimentazione e allenamento contino rispettivamente per il 70% e il 30%. Il cibo ha un grande impatto sul corpo.
Per gestire l'energia, prova a fare pasti più piccoli e frequenti e a scegliere cibi con un indice glicemico più basso.
Esercizio
Un antico manuale greco di allenamento sportivo, scritto da Filostrato, indicava che alternare esercizio e riposo può migliorare la prestazione.
Più il lavoro è intenso, più è importante riservare tempo all'esercizio. Nel complesso, potresti essere più efficiente.
All'inizio l'esercizio può sembrare noioso o difficile. Una distrazione positiva può aiutarti a continuare. Per esempio, metto uno schermo grande davanti al tapis roulant e guardo un film mentre corro. A volte passa un'ora senza accorgermene. Il film può anche essere ciò che mi fa tornare sul tapis roulant.
Ritmo biologico
Secondo l'articolo originale, ogni giorno una persona può avere solo due o due ore e mezza in cui è particolarmente produttiva.
Impara a conoscere il tuo ritmo biologico e usa le ore di maggiore energia per pensare in profondità o affrontare il lavoro più impegnativo.
2. Proteggere l'energia mentale
L'energia fisica serve a seguire il piano, ma il lavoro intellettuale richiede anche risorse mentali.
Dormire, mangiare bene, fare esercizio e seguire un orario adatto al proprio ritmo biologico aiutano a mantenere la mente lucida. È importante anche usare metodi di lavoro efficaci.
Per esempio, confronta lavorare un'ora e 45 minuti prima di una pausa di 15 con sessioni di concentrazione di 25 minuti intervallate da pause di 5. Il ritmo giusto varia da persona a persona.
Oppure confronta il provare a caso con l'uso di un metodo chiaro. Un buon schema di pensiero può cambiare molto l'efficienza mentale.
3. Proteggere l'energia emotiva
Conosciamo il lavoro fisico e mentale, ma il lavoro emotivo è meno visibile ed è altrettanto importante.
Ti è mai capitato di passare un giorno al lavoro facendo poco e sentirti comunque esausto, mentre un collega impegnato tutto il giorno aveva ancora energia per fare sport dopo? Il lavoro emotivo può spiegare parte della differenza.
Il lavoro emotivo è l'energia spesa per gestire le emozioni. Può essere esterno o interno:
- Lavoro emotivo esterno: Mostrare emozioni positive, ad esempio essere cordiali con i clienti, compiacere un responsabile o mostrarsi calorosi con i colleghi, soprattutto se non è sincero.
- Lavoro emotivo interno: Gestire emozioni negative, come sentirsi umiliati dopo una critica, stressati parlando con un responsabile o frustrati quando un collega scarica la colpa.
Le risorse emotive, come quelle fisiche e mentali, sono limitate. Un lavoro emotivo prolungato può influire sulla salute fisica e mentale e causare insonnia, mal di testa, ansia, irritabilità, isolamento sociale, perdita di significato o depressione.
L'esaurimento emotivo può incidere sulla gestione del tempo e della vita più della stanchezza fisica o mentale. Queste possono ridurre l'efficienza; il primo può bloccare del tutto una persona.
Per ridurre il carico emotivo:
- Chiarisci i tuoi valori. Collega il lavoro a un significato personale, così passa da qualcosa che devi fare a qualcosa che scegli di fare. È un modo potente per rafforzare la motivazione.
- Favorisci l'ossitocina. Per esempio, passare del tempo con un animale può aiutare a rilassarsi.
- Favorisci la serotonina. L'esercizio aerobico può migliorare l'umore.
- Favorisci la dopamina. Goditi cibo, intrattenimento, relazioni e altre esperienze piacevoli.
- Riduci il cortisolo. Rilassati, fai pause quando puoi o mastica una gomma per ridurre lo stress.