La méthode 3-3-3 : une approche pratique de la gestion du temps
Que faire quand on a l’impression de manquer de temps en permanence ?
L’une de ces situations vous parle-t-elle ?
Certains jours, vous manquez de temps ; d’autres, vous ne savez pas quoi faire. Vous êtes occupé sans beaucoup avancer sur l’essentiel. Vous repoussez certaines choses si longtemps que vous n’osez plus en parler. Vous êtes épuisé, vous ne voulez pas vous coucher le soir et n’avez pas envie de vous lever le matin.
Vous avez peut-être déjà essayé les calendriers détaillés, les groupes de responsabilité et toutes sortes de rappels. Pourtant, les résultats restent décevants : vous êtes toujours débordé ou dispersé, votre productivité ne progresse pas et le travail reste inachevé.
Si cela vous ressemble, essayez la méthode de gestion du temps 3-3-3, conçue pour montrer des résultats en cinq jours.
La méthode vient de plusieurs années de pratique. C’est l’approche de gestion du temps, de l’énergie et de la vie personnelle utilisée chez Elisi. Elle a également aidé certains participants à nos séances de coaching.
Beaucoup de personnes connaissent ces difficultés sans disposer d’une bonne solution. Nous partageons donc cette méthode dans l’espoir qu’elle vous aide.
La méthode 3-3-3 comprend trois groupes de trois :
- Trois principes de planification : l’essentiel d’abord, garder une marge suffisante et partir du résultat final.
- Trois méthodes d’exécution : commencer imparfaitement, se concentrer pleinement et transformer les actions en habitudes.
- Trois soutiens à long terme : protéger son énergie physique, mentale et émotionnelle.
Ces principes peuvent aider à terminer les tâches, réduire la procrastination et suivre un plan dans la durée.
Trois principes de planification
La méthode 3-3-3 organise les plans annuels, mensuels, hebdomadaires et quotidiens autour de trois principes : prioriser l’essentiel, garder de la souplesse et partir du résultat final.
1. L’essentiel d’abord
Pour gagner du temps, nous planifions souvent trop de tâches à la fois ou essayons de faire plusieurs choses simultanément. Vous pourriez écouter des cours d’anglais dans les transports ou écrire pendant une réunion longue et ennuyeuse.
Avec cet état d’esprit, réserver un bloc à une seule tâche semble parfois du gaspillage. Nous remplissons nos plans quotidiens et hebdomadaires comme si chaque minute devait compter double.
En pratique, se concentrer sur une seule chose par bloc peut être plus efficace. Le cerveau ne peut se concentrer que sur une tâche à la fois.
L’équipe de recherche en psychologie de David Meyer, à l’université du Michigan, a demandé à des volontaires de passer rapidement d’une tâche d’identification de formes à des problèmes mathématiques. Par rapport au fait de rester sur une tâche, ces changements demandaient plus de temps et réduisaient la précision.
Chaque changement d’attention oblige le centre de traitement frontal à activer d’autres circuits neuronaux. Le passage d’une tâche à l’autre coûte du temps et réduit l’efficacité.
Planifier une seule tâche par bloc peut vous inquiéter lorsque la liste est longue. Mais si le travail dépasse le temps disponible, cela restera vrai même si vous mettez tout dans le plan. Vous risquez même d’en faire moins : les changements fréquents et l’anxiété liée à une charge impossible peuvent diminuer l’efficacité ou vous faire tout abandonner.
Lorsque les tâches dépassent le temps disponible, prioriser devient encore plus important.
Dans votre plan quotidien, repérez la tâche la plus importante et réservez-lui du temps en premier. N’ajoutez pas d’autres tâches à ce bloc avant qu’elle soit terminée.
Ne craignez pas de faire moins. Si vous terminez la priorité plus tôt, vous aurez du temps pour une autre tâche.
2. Garder une marge suffisante
Nous surestimons souvent nos capacités et sous-estimons le temps nécessaire.
Une estimation trop courte entraîne la précipitation et l’anxiété ou perturbe tout le calendrier. Pour être efficace, mieux vaut prévoir trop de temps que pas assez.
Dans The Effective Executive, Peter Drucker explique que certaines personnes accomplissent peu malgré leurs efforts parce qu’elles sous-estiment la durée des tâches. Elles espèrent que tout se passera bien, alors que les imprévus sont normaux. Les responsables efficaces prévoient plus de temps que nécessaire, avancent régulièrement et évitent de lancer trop de tâches importantes en même temps sans disposer de périodes ininterrompues suffisantes.
Réserver assez de temps d’affilée paraît simple, mais exige de comprendre la tâche, ses propres capacités, les ressources disponibles et les risques potentiels.
Une méthode pratique consiste à utiliser l’estimation à trois points. Tenez compte du meilleur cas, du cas le plus probable et du pire cas :
Durée estimée = (meilleur cas + 4 × cas le plus probable + pire cas) / 6
Par exemple, une tâche peut prendre 2 jours dans le meilleur cas, 4 jours dans le cas le plus probable et 7 dans le pire. Le calcul donne (2 + 4 × 4 + 7) / 6 = 4,17 jours. Prévoyez au moins 4,17 jours.
Deux autres façons de garder une marge :
- Laisser chaque jour des plages sans tâche, par exemple une ou deux heures, pour absorber les erreurs d’estimation ou les urgences.
- Planifier par semaine plutôt que par jour. Les estimations n’ont pas besoin d’être aussi précises et les priorités inachevées peuvent passer à un autre jour de la même semaine.
3. Partir du résultat final
Certaines personnes travaillent dur et apprennent sans cesse la psychologie, la gestion financière, l’anglais ou la création vidéo.
Elles expliquent parfois qu’elles doivent continuer à apprendre pour ne pas être dépassées par la concurrence. Être conscient des risques est utile, mais accumuler des compétences sans direction n’est pas une bonne stratégie.
Avant de décider d’étudier ou de faire quelque chose, demandez-vous à quoi cela sert. Envisagez d’autres moyens d’atteindre ce but et choisissez le plus efficace.
Par exemple, pour mieux s’entendre avec ses collègues, on peut apprendre des techniques de communication pratiques. Il n’est pas forcément nécessaire de commencer un programme complet d’études en psychologie : il prend plus de temps, d’énergie et d’argent et n’est peut-être pas utile à court terme.
Lors de la planification, revenez au but de chaque tâche. Choisir des actions en fonction du résultat souhaité peut aider à accomplir davantage avec moins d’efforts.
Trois méthodes d’exécution
Une fois le plan établi, appliquez ces trois méthodes : commencer imparfaitement, se concentrer pleinement et transformer les actions répétées en habitudes.
1. Commencer imparfaitement
Après avoir choisi une priorité par bloc et réservé assez de temps, il faut passer à l’action.
La procrastination est l’un des principaux obstacles au démarrage. Elle vient souvent de la peur de la difficulté et du perfectionnisme. La peur empêche de commencer ; le perfectionnisme nous retient dans les détails.
Faites une première version imparfaite, puis améliorez-la au fil des itérations. Pour une tâche difficile, ne vous inquiétez pas de la qualité du premier essai. Commencez, puis révisez progressivement.
Par exemple, pour écrire sur un sujet que vous connaissez mal, notez d’abord ce que vous savez, puis révisez le brouillon plusieurs fois.
Un début imparfait réduit la peur de commencer et empêche le perfectionnisme de vous coincer dans les détails. Vous pourrez améliorer cette partie lors d’une prochaine révision.
2. Se concentrer pleinement
Une autre cause de procrastination consiste à gaspiller le temps disponible, surtout au début d’un délai. Beaucoup tardent d’abord, puis se précipitent à la fin.
Un défi sportif mensuel peut demander douze séances. Certaines personnes s’entraînent peu pendant la première moitié du mois, puis presque tous les jours à la fin. Ce n’est pas forcément une motivation accrue : elles craignent peut-être de perdre une prime de 500 CNY ou de devoir payer une pénalité de 500 CNY.
Améliorer sa concentration peut prévenir ces retards. Essayez ces trois méthodes :
- Avancer votre échéance personnelle. Cela encourage à commencer plus tôt et laisse une marge pour les imprévus.
- Fixer des jalons. Pour une tâche de plus d’une journée, divisez-la en étapes avec leurs propres échéances. Pour une analyse de marché sur deux jours : plan avant midi le premier jour, recherches avant 22 h, brouillon avant 16 h le deuxième jour, version finale avant 22 h.
- Utiliser Pomodoro. Travaillez 25 minutes, puis faites une pause de 5 minutes. Les courtes sessions facilitent la concentration et les pauses régulières préservent l’énergie.
3. Transformer les actions en habitudes
Un nouveau plan peut sembler enthousiasmant. On imagine que le lendemain sera très productif. Le premier jour, l’enthousiasme aide peut-être à l’exécuter.
Avec le temps, penser à toutes les tâches devient fatigant. On les évite, puis on évite de planifier, et on finit sans direction.
Pour dépasser cet enthousiasme initial, rendez les horaires réguliers et automatisez les actions répétées.
Régulariser les horaires
Programmez de manière régulière les activités qui peuvent avoir un horaire fixe.
Par exemple, je fais du sport le lundi, le mercredi et le vendredi à 14 h ; je range mes affaires personnelles un dimanche sur deux à 9 h ; et je vais chez le coiffeur le quatrième lundi du mois à midi.
Les horaires réguliers ont deux avantages :
- Vous n’avez pas à vous souvenir de chaque activité ni à décider quand la faire. Elle devient une routine.
- Vous pouvez planifier à l’avance et réduire les interruptions, car ces créneaux sont réservés.
Plus les activités deviennent routinières, moins elles demandent de planification et d’efforts. Se brosser les dents le matin vous semble-t-il pénible ? Il serait peut-être plus étrange de sortir sans le faire.
Automatiser les actions répétées
Une autre façon de créer une habitude consiste à utiliser une liste de contrôle pour les tâches répétées.
Suivez-la chaque fois. Répéter consciemment les mêmes étapes facilite la mémorisation. Une fois l’habitude installée, l’action devient naturelle et demande peu d’effort.
Par exemple, j’ai automatisé ma routine du matin :
- Me brosser les dents dès le réveil.
- Boire un verre d’eau chaude.
- Aller aux toilettes.
- Me laver le visage et me raser.
- Prendre le petit-déjeuner dans la cuisine.
- M’habiller et préparer mes vêtements de sport pour le travail.
- Prendre mon sac, mettre mes chaussures et partir.
Je peux suivre ces sept étapes sans rien oublier, même lorsque je suis pressé. Je dois seulement retenir l’heure du réveil et du départ.
Trois soutiens à long terme
Planifier et exécuter ne suffisent pas. La gestion du temps à long terme doit aussi protéger l’énergie physique, mentale et émotionnelle.
Le sujet est vaste ; voici les idées principales.
1. Protéger son énergie physique
La santé est la base de tout. Sans énergie physique suffisante, même un bon plan et une méthode efficace sont difficiles à maintenir.
Par ordre d’importance, prenez soin du sommeil, de l’alimentation, de l’exercice et de votre horloge biologique.
Sommeil
Dormez suffisamment et améliorez la qualité du sommeil.
Alimentation
Dans le milieu du sport, on dit que l’alimentation compte pour 70 % et l’exercice pour 30 %. La nourriture a une grande influence sur le corps.
Pour gérer votre énergie, essayez des repas plus petits et plus fréquents, avec des aliments à faible indice glycémique.
Exercice
Un manuel d’entraînement sportif de la Grèce antique, rédigé par Philostrate, indique déjà que l’alternance entre effort et repos améliore les performances.
Plus le travail est chargé, plus il est important de prévoir du temps pour faire de l’exercice. L’efficacité globale peut alors augmenter.
Au début, le sport peut sembler difficile. Une distraction positive peut vous aider à tenir plus longtemps. Par exemple, je place un grand écran devant mon tapis de course et regarde un film pendant que je cours. Une heure passe sans que je m’en aperçoive. La perspective du film peut aussi me motiver à revenir sur le tapis.
Horloge biologique
Selon l’article source, une personne n’aurait que deux à deux heures et demie par jour où elle est particulièrement productive.
Apprenez à connaître votre propre rythme et utilisez votre meilleur moment pour réfléchir en profondeur ou travailler sur les tâches les plus difficiles.
2. Protéger son énergie mentale
L’énergie physique aide à exécuter un plan, mais le travail intellectuel demande aussi des ressources mentales.
Dormir, bien manger, faire de l’exercice et respecter son rythme biologique aide à garder l’esprit alerte. Il faut également utiliser de bonnes méthodes de travail.
Par exemple, comparez 1 h 45 de travail suivies de 15 minutes de pause avec des sessions de concentration de 25 minutes séparées par des pauses de 5 minutes. Le rythme idéal varie selon chacun.
Comparez aussi les essais sans méthode à l’utilisation d’un cadre de réflexion clair. Une bonne méthode peut beaucoup améliorer l’efficacité mentale.
3. Protéger son énergie émotionnelle
Nous connaissons le travail physique et mental, mais le travail émotionnel est moins visible et tout aussi important.
Vous est-il déjà arrivé de presque ne rien faire au bureau et de vous sentir épuisé le soir, alors qu’un collègue très occupé avait encore de l’énergie pour faire du sport ? Le travail émotionnel peut expliquer une partie de cette différence.
Le travail émotionnel est l’énergie dépensée à gérer des émotions. Il peut être tourné vers les autres ou vers soi :
- Travail émotionnel externe : Afficher des émotions positives, par exemple sourire aux clients, flatter un responsable ou se montrer chaleureux avec les collègues, surtout si ce n’est pas sincère.
- Travail émotionnel interne : Gérer des émotions négatives, comme l’humiliation après une critique, le stress lors d’un compte rendu ou la frustration quand un collègue vous fait porter le blâme.
Les ressources émotionnelles sont limitées, comme les ressources physiques et mentales. Un travail émotionnel prolongé peut affecter la santé et provoquer insomnie, maux de tête, anxiété, irritabilité, isolement social, perte de sens ou dépression.
L’épuisement émotionnel peut affecter la gestion du temps et de la vie davantage que la fatigue physique ou mentale. Ces dernières réduisent l’efficacité ; le premier peut vous arrêter complètement.
Pour réduire la charge émotionnelle :
- Clarifier ses valeurs. Reliez votre travail à un sens personnel pour passer de « devoir le faire » à « vouloir le faire ». C’est un puissant moteur de motivation.
- Favoriser l’ocytocine. Passer du temps avec un animal peut aider à se détendre.
- Favoriser la sérotonine. L’exercice aérobique peut améliorer l’humeur.
- Favoriser la dopamine. Profitez de la nourriture, des loisirs, des relations et d’autres expériences agréables.
- Réduire le cortisol. Prenez le temps de vous détendre, faites une pause quand c’est possible ou mâchez du chewing-gum pour réduire le stress.