Método 3-3-3: una forma práctica de gestionar el tiempo
¿Qué puedes hacer cuando parece que nunca hay tiempo suficiente?
¿Te suena alguna de estas situaciones?
Algunos días no te alcanza el tiempo y otros no sabes qué hacer. No paras de trabajar, pero avanzas poco en lo importante. Pospones tanto ciertas cosas que te da vergüenza volver a mencionarlas. Te sientes agotado, por la noche no quieres acostarte y por la mañana no quieres levantarte.
Quizá ya probaste calendarios detallados, grupos para rendir cuentas y todo tipo de alarmas. Pero los resultados siguen siendo decepcionantes: sigues ocupado o distraído, la productividad no mejora y quedan tareas pendientes.
Si te identificas con esto, prueba el método 3-3-3 de gestión del tiempo, diseñado para mostrar resultados en cinco días.
El método surgió de años de práctica. Es el sistema de gestión del tiempo, la energía y la vida personal que usamos en Elisi y que también ha ayudado a algunas personas en sesiones de coaching.
Muchas personas tienen estos problemas y no encuentran una solución útil, así que compartimos el método con la esperanza de que te ayude.
El método 3-3-3 reúne tres grupos de tres:
- Tres principios para planificar: Primero lo importante, deja margen suficiente y empieza por el final.
- Tres métodos de ejecución: Empieza sin perfección, concéntrate a fondo y convierte las acciones en hábitos.
- Tres apoyos a largo plazo: Protege tu energía física, mental y emocional.
Estos principios ayudan a terminar tareas, reducir la procrastinación y mantener un plan.
Tres principios para planificar
El método 3-3-3 organiza planes anuales, mensuales, semanales y diarios según tres principios: priorizar lo importante, dejar margen suficiente y empezar por el final.
1. Primero lo importante
Para aprovechar el tiempo, solemos programar demasiadas tareas a la vez o intentar hacer varias cosas simultáneamente. Quizá quieras escuchar clases de inglés en el trayecto al trabajo o escribir durante una reunión larga y aburrida.
Con esta mentalidad, puede parecer una pérdida de tiempo programar una sola tarea en un bloque. Llenamos los planes diarios y semanales para intentar que cada minuto cuente el doble.
En la práctica, centrarse en una sola cosa por bloque puede ser más eficaz. El cerebro solo puede concentrarse en una tarea a la vez.
El equipo de investigación psicológica de David Meyer, de la Universidad de Michigan, pidió a voluntarios que alternaran rápidamente entre reconocer formas y resolver problemas matemáticos. En comparación con mantener la concentración en una tarea, los cambios de actividad requirieron más tiempo y redujeron la precisión.
Cada vez que cambiamos de foco, el centro de procesamiento frontal del cerebro debe activar circuitos neuronales distintos. El cambio requiere tiempo y reduce la eficiencia.
Programar una tarea por bloque puede preocuparte si tienes mucho por hacer. Pero si tienes más trabajo que tiempo disponible, seguirá siendo así aunque lo pongas todo en el plan. De hecho, quizá termines menos: cambiar de tarea a menudo y angustiarte por una carga imposible puede reducir la eficacia o hacer que abandones.
Cuando las tareas superan el tiempo disponible, priorizar es todavía más importante.
En el plan diario, identifica la tarea más importante y programa primero el tiempo para ella. No añadas otras tareas al mismo bloque hasta terminar la prioridad.
No temas que así harás menos. Si terminas pronto la prioridad, tendrás tiempo para otra cosa.
2. Deja margen suficiente
Solemos sobreestimar nuestras capacidades y subestimar el tiempo que lleva una tarea.
Calcular un tiempo demasiado corto puede obligarte a correr y generar ansiedad o desordenar todo el calendario. Para trabajar bien, es mejor reservar más tiempo del necesario que quedarse corto.
Peter Drucker explica el problema en The Effective Executive: algunas personas logran poco aunque trabajen mucho porque calculan mal la duración de las tareas. Esperan que todo salga bien, cuando los imprevistos son normales. Los gestores eficaces reservan más tiempo del que creen necesitar, avanzan con constancia y evitan empezar demasiadas tareas importantes a la vez si no pueden dedicar tiempo continuo a cada una.
Reservar tiempo continuo parece sencillo, pero exige entender bien la tarea, tu capacidad, los recursos disponibles y los riesgos posibles.
Una forma práctica de tener en cuenta la incertidumbre es la estimación de tres puntos. Considera el mejor caso, el más probable y el peor caso:
Tiempo estimado = (mejor caso + 4 × caso más probable + peor caso) / 6
Por ejemplo, una tarea podría tardar 2 días en el mejor caso, 4 días en el escenario más probable y 7 días en el peor caso. El cálculo es (2 + 4 × 4 + 7) / 6 = 4,17 días. No reserves menos de 4,17 días.
Otras dos formas de añadir margen:
- Deja tiempo libre cada día, por ejemplo, una o dos horas. Podrás usarlo si calculaste mal o surge algo urgente.
- Planifica por semanas en vez de por días. No hace falta calcular con tanta precisión y las prioridades pendientes pueden pasar a otro día de la misma semana.
3. Empieza por el final
Algunas personas trabajan mucho y están ocupadas aprendiendo psicología, estudiando para un certificado financiero, aprendiendo inglés y creando vídeos.
Si les preguntas por qué, quizá digan que la competencia aumentará y necesitan seguir aprendiendo para no quedarse atrás. Ser consciente de los riesgos puede ser útil, pero acumular habilidades sin rumbo no es un buen plan.
Antes de decidir estudiar o hacer algo, pregúntate para qué sirve. Luego considera otras formas de lograr ese propósito y elige la más eficaz.
Por ejemplo, si quieres llevarte mejor con tus compañeros, quizá baste con aprender técnicas prácticas de comunicación. No hace falta empezar por un programa académico completo de psicología, que requiere más tiempo, energía y dinero y quizá no te ayude a corto plazo.
Al planificar, vuelve al propósito de cada tarea. Elegir acciones según el resultado que buscas puede ayudarte a lograr más con menos esfuerzo.
Tres métodos para ejecutar
Cuando tengas un plan, usa estos tres métodos para llevarlo a cabo: empezar sin perfeccionismo, concentrarte a fondo y convertir las acciones repetidas en hábitos.
1. Empieza sin perfeccionismo
Después de elegir la prioridad de un bloque y reservar tiempo suficiente, queda ejecutarla.
La procrastinación es uno de los mayores obstáculos para empezar. Dos causas frecuentes son el miedo a la dificultad y el perfeccionismo. El primero impide comenzar; el segundo hace que te entretengas con los detalles y avances demasiado despacio.
Prueba una primera versión imperfecta y mejórala en varias rondas. En una tarea difícil, no te preocupes por la calidad del primer intento. Empieza y luego corrige poco a poco.
Por ejemplo, si escribes sobre un tema que no dominas, anota primero lo que sepas y después revisa el borrador varias veces.
Empezar de forma imperfecta reduce el miedo y evita que el perfeccionismo te atrape en los detalles. Recuérdate que podrás mejorar esa parte en la siguiente ronda.
2. Concéntrate a fondo
Otra causa de la procrastinación es desperdiciar el tiempo disponible, sobre todo al principio del plazo. Muchas personas se retrasan al principio y corren al final.
Por ejemplo, un reto mensual de ejercicio puede pedir 12 sesiones. Algunas personas hacen muy poco durante la primera mitad del mes y casi una sesión diaria al final. No necesariamente tienen más motivación: quizá temen perder una recompensa de CNY 500 o tener que pagar una penalización de CNY 500.
Mejorar la concentración puede evitar ese retraso. Prueba estas tres técnicas:
- Fija una fecha límite personal más temprana. Te anima a empezar antes y deja margen para imprevistos.
- Establece hitos. Si una tarea dura más de un día, divídela en etapas y pon fecha y hora a cada una. Para un análisis de mercado de dos días, podrías terminar el esquema antes del mediodía del primer día, la recopilación antes de las 22:00, el borrador antes de las 16:00 del segundo día y la revisión final antes de las 22:00.
- Usa sesiones Pomodoro. Trabaja con concentración 25 minutos y descansa 5. Las sesiones cortas facilitan mantener el foco y los descansos regulares ayudan a conservar la energía.
3. Convierte las acciones en hábitos
Cuando un plan es nuevo puede entusiasmarte. Imaginas que al día siguiente serás muy productivo. El primer día, esa emoción quizá te ayude a cumplirlo.
Con el tiempo, recordar tantas tareas puede cansar. Empiezas a evitar las tareas, luego evitas hacer planes y acabas sin rumbo.
Para superar el entusiasmo inicial, establece horarios regulares y automatiza las acciones repetidas.
Establece horarios regulares
Programa de manera constante las actividades que puedan tener un horario fijo.
Por ejemplo, hago ejercicio los lunes, miércoles y viernes a las 14:00; ordeno objetos personales cada dos domingos a las 9:00 y voy a la peluquería el cuarto lunes del mes a las 12:00.
Los horarios regulares tienen dos ventajas:
- No tienes que recordar cada actividad ni decidir cuándo hacerla: se vuelve parte de la rutina.
- Puedes organizarte con antelación y reducir interrupciones porque esos bloques quedan reservados.
Cuantas más cosas se vuelven rutina, menos planificación y esfuerzo requieren. Dejan de sentirse como una carga. ¿Te parece un trabajo cepillarte los dientes por la mañana? Quizá se siente más extraño salir sin hacerlo.
Automatiza las acciones repetidas
Otra manera de crear hábitos es usar una lista de comprobación para actividades recurrentes.
Sigue la lista cada vez. Repetir conscientemente los mismos pasos facilita recordar la rutina. Cuando se vuelve un hábito, podrás hacerlo de forma natural y con menos esfuerzo.
Por ejemplo, convertí mi rutina matutina en algo automático:
- Cepillarme los dientes al levantarme.
- Beber un vaso de agua tibia.
- Ir al baño.
- Lavarme la cara y afeitarme.
- Servirme el desayuno.
- Cambiarme de ropa y preparar la ropa de ejercicio para el trabajo.
- Recoger el bolso, ponerme los zapatos y salir.
Puedo seguir estos siete pasos sin olvidar nada, aunque tenga prisa. Solo necesito recordar a qué hora levantarme y salir.
Tres apoyos a largo plazo
Planificar y ejecutar no basta. Para gestionar el tiempo a largo plazo también hay que cuidar la energía física, mental y emocional.
Este tema es amplio, así que aquí resumimos las ideas principales.
1. Cuida tu energía física
La salud es la base de todo. Sin suficiente energía física, hasta un buen plan y un método eficaz son difíciles de mantener.
Por orden de importancia, presta atención al sueño, la alimentación, el ejercicio y tu ritmo biológico.
Sueño
Asegúrate de dormir lo suficiente y mejora la calidad del sueño.
Alimentación
En el mundo del fitness se dice que la alimentación representa el 70 % y el ejercicio el 30 %. La comida tiene mucha influencia en el cuerpo.
Para gestionar la energía, prueba a comer porciones más pequeñas con más frecuencia y elegir alimentos con menor índice glucémico.
Ejercicio
Un antiguo manual griego de entrenamiento deportivo de Filóstrato señala que alternar ejercicio y descanso puede mejorar el rendimiento.
Cuanto más intenso sea el trabajo, más importante puede ser reservar tiempo para hacer ejercicio. En conjunto, puede mejorar tu eficiencia.
El ejercicio puede ser tedioso o difícil al principio. Una distracción positiva puede ayudarte a mantenerlo durante más tiempo. Por ejemplo, pongo una pantalla grande delante de la cinta y veo una película mientras corro. A veces pasa una hora sin darme cuenta. La película también puede ser lo que me anime a volver a la cinta.
Ritmo biológico
Según el artículo original, una persona puede tener solo entre dos y dos horas y media al día en que es especialmente productiva.
Conoce tu propio ritmo biológico y usa tus mejores horas para pensar con profundidad o hacer el trabajo más exigente.
2. Cuida tu energía mental
La energía física ayuda a ejecutar un plan, pero el trabajo intelectual también necesita recursos mentales.
Dormir, comer bien, hacer ejercicio y seguir un horario acorde con tu ritmo biológico ayuda a mantener la mente despejada. También importa usar métodos de trabajo eficaces.
Por ejemplo, compara trabajar una hora y 45 minutos antes de descansar 15 minutos con hacer sesiones de concentración de 25 minutos y pausas de 5. El ritmo ideal cambia según la persona.
También puedes comparar probar cosas sin método con usar un marco claro para pensar. Un método útil puede cambiar mucho la eficiencia mental.
3. Cuida tu energía emocional
Conocemos el esfuerzo físico y mental, pero el trabajo emocional también existe y es importante.
¿Alguna vez has pasado el día en el trabajo haciendo poco y, aun así, terminas agotado, mientras que un compañero que estuvo muy ocupado sale con energía para hacer deporte? El trabajo emocional puede explicar parte de esa diferencia.
El trabajo emocional es la energía que gastas al gestionar emociones. Puede ser externo o interno:
- Trabajo emocional externo: Mostrar emociones positivas, como ser amable con clientes, halagar a un jefe o mostrar entusiasmo a los compañeros, sobre todo si no son sentimientos genuinos.
- Trabajo emocional interno: Gestionar sentimientos negativos, como la humillación después de una crítica, el estrés al informar a un jefe o la frustración cuando un compañero te culpa.
Los recursos emocionales son limitados, igual que los físicos y mentales. Un trabajo emocional prolongado puede afectar la salud física y mental y causar insomnio, dolores de cabeza, ansiedad, irritabilidad, aislamiento social, pérdida de sentido o depresión.
El agotamiento emocional puede afectar más a la gestión del tiempo y de la vida personal que el cansancio físico o mental. Estos pueden reducir la eficiencia; el primero puede hacer que la persona se detenga por completo.
Para reducir la carga emocional:
- Aclara tus valores. Da sentido al trabajo para que pase de ser algo que debes hacer a algo que eliges hacer. Es una forma poderosa de reforzar la motivación.
- Favorece la oxitocina. Por ejemplo, pasar tiempo con una mascota puede ayudarte a relajarte.
- Favorece la serotonina. El ejercicio aeróbico puede mejorar el estado de ánimo.
- Favorece la dopamina. Disfruta de comida, entretenimiento, relaciones y otras experiencias agradables.
- Reduce el cortisol. Relájate, haz pausas cuando puedas o mastica chicle para aliviar el estrés.