Die 3-3-3-Methode für Zeitmanagement

Die 3-3-3-Methode: ein praktischer Ansatz fürs Zeitmanagement

Was kannst du tun, wenn die Zeit nie zu reichen scheint?

Kommt dir etwas davon bekannt vor?

An manchen Tagen fehlt dir die Zeit, an anderen weißt du nicht, was du tun sollst. Du bist ständig beschäftigt, kommst bei wichtigen Aufgaben aber kaum voran. Du schiebst Dinge so lange auf, dass es dir peinlich ist, sie noch einmal anzusprechen. Du fühlst dich erschöpft, willst abends nicht ins Bett und morgens nicht aufstehen.

Vielleicht hast du bereits genaue Zeitpläne, Accountability-Gruppen und verschiedene Erinnerungen ausprobiert. Doch die Ergebnisse bleiben enttäuschend: Du bist beschäftigt oder unkonzentriert, deine Produktivität steigt nicht, und wichtige Aufgaben bleiben liegen.

Wenn dir das bekannt vorkommt, probiere die 3-3-3-Zeitmanagementmethode aus. Sie soll bereits innerhalb von fünf Tagen Wirkung zeigen.

Die Methode ist aus unserer langjährigen Praxis entstanden. Sie wird bei Elisi für Zeit-, Energie- und Selbstmanagement verwendet und hat auch einigen Coaching-Teilnehmenden geholfen.

Viele Menschen kennen diese Probleme, aber keine gute Lösung. Deshalb teilen wir die Methode hier mit dir.

Die 3-3-3-Methode umfasst drei Gruppen mit je drei Elementen:

• Drei Planungsprinzipien: Wichtiges zuerst, genügend Flexibilität lassen, vom Ende her denken.
• Drei Methoden zur Umsetzung: Unperfekt anfangen, fokussiert arbeiten, Handlungen zur Gewohnheit machen.
• Drei langfristige Grundlagen: Körperliche, geistige und emotionale Energie schützen.

Diese Ansätze können helfen, Aufgaben abzuschließen, Aufschieben zu verringern und an einem Plan dranzubleiben.

Drei Planungsprinzipien

Mit der 3-3-3-Methode planst du Jahr, Monat, Woche und Tag anhand dreier Prinzipien: Wichtiges zuerst, genügend Spielraum lassen und vom Ende her denken.

1. Wichtiges zuerst

Um die Zeit gut zu nutzen, planen wir oft zu viele Aufgaben gleichzeitig oder versuchen Multitasking. Vielleicht möchtest du auf dem Arbeitsweg Englisch hören oder in einer langen, langweiligen Besprechung einen Artikel schreiben.

Dann erscheint es verschwenderisch, in einem Zeitblock nur eine Aufgabe zu planen. Wir füllen Tages- und Wochenpläne so sehr, dass jede Minute doppelt zählen soll.

In der Praxis kann es effizienter sein, sich in einem Zeitblock auf eine Sache zu konzentrieren. Das Gehirn kann sich immer nur auf eine Aufgabe gleichzeitig konzentrieren.

Das psychologische Forschungsteam von David Meyer an der University of Michigan ließ Freiwillige schnell zwischen Formen-Erkennen und Mathematikaufgaben wechseln. Im Vergleich zur Konzentration auf eine Aufgabe brauchte der Wechsel länger und verringerte die Genauigkeit.

Bei jedem Aufmerksamkeitswechsel muss das Frontalhirn andere neuronale Schaltkreise aktivieren. Der Wechsel kostet Zeit und verringert die Effizienz.

Wenn viel zu tun ist, kann ein Zeitblock pro Aufgabe Sorge auslösen. Doch wenn mehr Arbeit als verfügbare Zeit da ist, gilt das unabhängig davon, ob alles im Plan steht. Wer alles einplant, schafft möglicherweise sogar weniger: Häufiges Wechseln und die Angst vor einer unmöglichen Menge können die Effizienz senken oder dazu führen, dass man ganz aufgibt.

Wenn die Aufgaben die verfügbare Zeit übersteigen, ist Priorisieren besonders wichtig.

Erkenne in deinem Tagesplan die eine wichtigste Aufgabe und plane zuerst Zeit dafür ein. Füge keine weiteren Aufgaben in diesen Zeitblock ein, bevor die Priorität erledigt ist.

Sorge dich nicht, dadurch weniger zu schaffen. Wenn die wichtigste Aufgabe früher fertig ist, bleibt Zeit für etwas anderes.

2. Genügend Spielraum lassen

Wir überschätzen oft unsere Fähigkeiten und unterschätzen, wie lange Aufgaben dauern.

Eine zu knappe Schätzung kann zu Hektik und Angst führen oder den ganzen Plan durcheinanderbringen. Für effizientes Arbeiten gilt: Die benötigte Zeit lieber großzügig als zu knapp schätzen.

Peter Drucker beschreibt in The Effective Executive, dass Menschen wenig erreichen können, obwohl sie sich sehr anstrengen, weil sie die Dauer ihrer Aufgaben unterschätzen. Sie hoffen auf einen reibungslosen Ablauf, obwohl Unerwartetes normal ist. Wirksame Führungskräfte planen mehr Zeit ein, als sie zunächst für nötig halten, arbeiten stetig statt hektisch und beginnen nicht zu viele große Aufgaben gleichzeitig, wenn für jede ununterbrochene Zeit fehlt.

Genügend zusammenhängende Zeit einzuplanen klingt einfach, erfordert aber eine realistische Einschätzung der Aufgabe, der eigenen Kapazität, verfügbarer Ressourcen und möglicher Risiken.

Eine praktische Methode ist die Drei-Punkt-Schätzung. Berücksichtige die bestmögliche, die wahrscheinlichste und die ungünstigste Dauer:

Geschätzte Dauer = (Best Case + 4 × wahrscheinlichster Fall + Worst Case) / 6

Beispiel: Im Best Case brauchst du 2 Tage, am wahrscheinlichsten 4 und im Worst Case 7. Die Schätzung beträgt (2 + 4 × 4 + 7) / 6 = 4,17 Tage. Plane nicht weniger als 4,17 Tage ein.

Zwei weitere Möglichkeiten für mehr Spielraum:

1. Lass täglich ungeplante Zeit frei, zum Beispiel ein bis zwei Stunden. So kannst du auf Fehleinschätzungen und dringende Aufgaben reagieren.
2. Plane wochenweise statt täglich. Die Schätzungen müssen nicht so genau sein, und unerledigte Prioritäten können auf einen anderen Tag derselben Woche verschoben werden.

3. Vom Ende her denken

Manche Menschen sind diszipliniert und arbeiten hart, lernen aber ständig Neues: Psychologie, Finanzplanung, Englisch, Videoproduktion.

Auf die Frage warum, antworten sie vielleicht, dass die Konkurrenz wächst und sie weiterlernen müssen, um nicht abgehängt zu werden. Risikobewusstsein ist hilfreich, aber Fähigkeiten ohne Richtung zu sammeln, ist kein guter Plan.

Bevor du mit dem Lernen oder einer Aufgabe beginnst, frage dich, welchem Zweck sie dient. Überlege dann, welche anderen Wege es gibt und welcher davon dein Ziel am besten unterstützt.

Wenn du dich zum Beispiel besser mit Kolleginnen und Kollegen verstehen möchtest, könntest du praktische Kommunikationstechniken lernen. Ein vollständiges Psychologiestudium musst du dafür nicht beginnen. Dieser längere Weg kostet mehr Zeit, Energie und Geld und hilft vielleicht nicht kurzfristig.

Kehre bei der Planung zum Zweck jeder Aufgabe zurück. Wenn du die gewünschte Wirkung im Blick behältst, kannst du mit weniger Aufwand mehr erreichen.

Drei Methoden zur Umsetzung

Sobald der Plan steht, helfen diese drei Methoden bei der Umsetzung: unperfekt beginnen, konzentriert arbeiten und wiederholte Handlungen zur Gewohnheit machen.

1. Unperfekt anfangen

Nach der Wahl einer einzigen Priorität pro Zeitblock und genügend Zeit kommt die Umsetzung.

Aufschieben ist eines der größten Hindernisse beim Start. Zwei häufige Gründe sind Angst vor der Schwierigkeit und Perfektionismus. Die Angst hält vom Anfang ab, Perfektionismus lässt uns zu lange an Details feilen.

Beginne mit einem unperfekten ersten Versuch und verbessere ihn in mehreren Durchläufen. Bei einer schwierigen Aufgabe muss der erste Schritt noch nicht gut sein. Fang einfach an und überarbeite ihn danach.

Wenn du über ein ungewohntes Thema schreiben musst, notiere zunächst alles, was dir einfällt. Danach gehst du den Entwurf mehrmals durch.

Ein unperfekter Anfang kann die Angst vor dem Start verringern und verhindern, dass Perfektionismus dich in Details festhält. Erinnere dich: Diesen Teil kannst du in der nächsten Runde verbessern.

2. Konzentriert arbeiten

Ein weiterer Grund fürs Aufschieben ist, verfügbare Zeit zu verschwenden, besonders zu Beginn einer Frist. Viele trödeln erst und arbeiten am Ende hektisch.

Eine monatliche Sport-Challenge kann zum Beispiel zwölf Trainingseinheiten verlangen. Manche trainieren in der ersten Monatshälfte kaum und dann fast täglich kurz vor dem Ende. Das liegt nicht unbedingt an höherer Motivation, sondern vielleicht an der Sorge, ein Ziel zu verpassen und dadurch eine Prämie von CNY 500 nicht zu erhalten oder CNY 500 zahlen zu müssen.

Mehr Konzentration kann solche Verzögerungen verhindern. Probiere diese drei Ansätze:

1. Setze dir eine frühere persönliche Frist. So beginnst du eher und hast einen Puffer für Unerwartetes.
2. Lege Meilensteine fest. Teile Aufgaben, die länger als einen Tag dauern, in Phasen mit eigenen Fristen. Bei einer zweitägigen Marktanalyse könntest du bis zum Mittag des ersten Tages die Gliederung, bis 22 Uhr die Recherche, bis 16 Uhr des zweiten Tages den Entwurf und bis 22 Uhr die Überarbeitung erledigen.
3. Nutze Pomodoro-Phasen. Arbeite 25 Minuten konzentriert und mache dann fünf Minuten Pause. Kurze Phasen erleichtern die Konzentration, regelmäßige Pausen erhalten die Energie.

3. Handlungen zur Gewohnheit machen

Ein neuer Plan kann aufregend wirken. Du stellst dir einen sehr produktiven nächsten Tag vor. Am ersten Tag hilft die Begeisterung vielleicht bei der Umsetzung.

Mit der Zeit wird es anstrengend, sich an so viele Aufgaben zu erinnern. Zuerst weichst du Aufgaben aus, dann machst du ungern Pläne und verlierst schließlich die Richtung.

Um die anfängliche Begeisterung zu überstehen, mache Zeitpläne regelmäßig und wiederholte Abläufe automatisch.

Zeitpläne regelmäßig gestalten

Plane Aktivitäten, die regelmäßig stattfinden können, immer zur gleichen Zeit ein.

Zum Beispiel trainiere ich jeden Montag, Mittwoch und Freitag um 14 Uhr, räume jeden zweiten Sonntag um 9 Uhr persönliche Dinge auf und gehe jeden vierten Montag um 12 Uhr zum Friseur.

Regelmäßige Zeitpläne haben zwei Vorteile:

• Du musst dir die Aktivität nicht merken und nicht jedes Mal neu entscheiden, wann du sie machst. Sie wird zur Routine.
• Du kannst vorausplanen und Unterbrechungen verringern, weil diese Zeitblöcke nicht für andere Arbeit verfügbar sind.

Je mehr Aktivitäten zur Routine werden, desto weniger Planung und Aufwand brauchst du. Sie fühlen sich nicht mehr wie eine Belastung an. Ist Zähneputzen morgens eine lästige Aufgabe? Wahrscheinlich fühlt es sich ungewohnter an, ohne Zähneputzen aus dem Haus zu gehen.

Wiederholte Handlungen automatisieren

Eine weitere Möglichkeit ist eine Checkliste für wiederkehrende Abläufe.

Nutze sie jedes Mal. Bewusste Wiederholung derselben Schritte macht die Routine leichter merkbar. Wenn sie zur Gewohnheit wird, läuft sie natürlich und mit wenig Aufwand ab.

Meine Morgenroutine habe ich zum Beispiel automatisiert:

1. Direkt nach dem Aufstehen Zähne putzen.
2. Ein Glas warmes Wasser trinken.
3. Auf die Toilette gehen.
4. Gesicht waschen und rasieren.
5. Frühstück aus der Küche holen.
6. Umziehen und Sportkleidung für die Arbeit einpacken.
7. Tasche holen, Schuhe anziehen und gehen.

Diese sieben Schritte kann ich auch in hektischen Situationen ausführen, ohne etwas zu vergessen. Ich muss mir nur merken, wann ich aufstehe und losgehe.

Drei langfristige Grundlagen

Planung und Umsetzung reichen nicht. Langfristiges Zeitmanagement muss auch körperliche, geistige und emotionale Energie schützen.

Hier folgen nur die wichtigsten Punkte; für alles wäre ein eigener ausführlicher Artikel nötig.

1. Körperliche Energie schützen

Gesundheit ist die Grundlage für alles. Ohne ausreichende Energie lassen sich auch gute Pläne und effiziente Methoden nicht dauerhaft umsetzen.

In dieser Reihenfolge solltest du auf Schlaf, Ernährung, Bewegung und den eigenen Biorhythmus achten.

Schlaf

Schlafe ausreichend und verbessere die Schlafqualität.

Ernährung

Im Fitnessbereich heißt es, Ernährung mache 70 Prozent und Bewegung 30 Prozent aus. Was du isst, hat großen Einfluss auf den Körper.

Für ein stabiles Energieniveau können mehrere kleinere Mahlzeiten und Lebensmittel mit niedrigerem glykämischem Index hilfreich sein.

Bewegung

Philostratos erwähnt in seinem antiken griechischen Trainingshandbuch, dass der Wechsel zwischen Bewegung und Erholung die Leistung steigern kann.

Je stressiger die Arbeit, desto wichtiger ist es, Zeit für Bewegung einzuplanen. Insgesamt kann die Effizienz dadurch steigen.

Am Anfang kann Sport mühsam sein. Positive Ablenkung kann helfen, länger durchzuhalten. Ich habe zum Beispiel einen großen Bildschirm vor mein Laufband gestellt und schaue beim Laufen einen Film. So vergeht eine Stunde unbemerkt. Manchmal bringt mich die Vorfreude auf den Film überhaupt erst zurück aufs Laufband.

Biorhythmus

Laut dem Ausgangsartikel haben Menschen täglich nur etwa zwei bis zweieinhalb Stunden, in denen sie besonders produktiv sind.

Finde deinen eigenen Biorhythmus und nutze die beste Energiephase für tiefes Denken oder besonders anspruchsvolle Aufgaben.

2. Geistige Energie schützen

Körperliche Energie unterstützt die Umsetzung eines Plans, doch Wissensarbeit benötigt auch geistige Ressourcen.

Ausreichender Schlaf, gute Ernährung, Bewegung und ein passender Tagesrhythmus halten den Geist wach. Dazu kommen wirksame Arbeitsmethoden.

Vergleiche zum Beispiel eine Stunde und 45 Minuten Arbeit mit anschließender 15-minütiger Pause mit 25-minütigen Arbeitsphasen und fünfminütigen Pausen. Jeder Mensch hat einen anderen Rhythmus.

Oder vergleiche planloses Ausprobieren mit einem klaren Denkrahmen. Eine gute Methode kann die Effizienz des Denkens stark verbessern.

3. Emotionale Energie schützen

Körperliche und geistige Arbeit sind bekannt. Emotionale Arbeit wird seltener wahrgenommen, ist aber ebenfalls wichtig.

Hast du schon einmal einen Tag im Büro verbracht, an dem du kaum etwas getan hast, und dich danach trotzdem völlig erschöpft gefühlt? Während eine Kollegin oder ein Kollege, die den ganzen Tag beschäftigt waren, nach Feierabend noch Energie für Sport hatten? Emotionale Arbeit kann einen Teil dieses Unterschieds erklären.

Emotionale Arbeit ist Energie, die für das Regulieren von Gefühlen aufgewendet wird. Sie kann nach außen oder nach innen gerichtet sein:

• Nach außen gerichtete emotionale Arbeit: Positive Gefühle zeigen, etwa freundlich zu Kunden sein, einer Führungskraft schmeicheln oder Kollegen Wärme entgegenbringen – besonders wenn es nicht den eigenen Gefühlen entspricht.
• Nach innen gerichtete emotionale Arbeit: Negative Gefühle regulieren, etwa Demütigung nach Kritik eines Kunden, Stress bei einem Bericht an die Führungskraft oder Frust, wenn eine Kollegin oder ein Kollege die Schuld abwälzt.

Emotionale Ressourcen sind wie körperliche und geistige Ressourcen begrenzt. Anhaltende emotionale Arbeit kann körperliche und psychische Symptome auslösen, etwa Schlaflosigkeit, Kopfschmerzen, Angst, Reizbarkeit, sozialen Rückzug, fehlenden Sinn oder Depressionen.

Emotionale Erschöpfung kann Zeit- und Selbstmanagement stärker beeinträchtigen als körperliche oder geistige Erschöpfung. Letztere verringern vielleicht die Effizienz, erstere kann dazu führen, dass jemand ganz zum Stillstand kommt.

Diese Ansätze können emotionale Belastung verringern:

1. Werte klären: Gib deiner Arbeit Sinn. So wird aus etwas, das du tun musst, etwas, das du selbst tun möchtest. Das stärkt die Motivation.
2. Oxytocin unterstützen: Zum Beispiel kann Zeit mit einem Haustier entspannen.
3. Serotonin unterstützen: Aerobe Bewegung kann die Stimmung verbessern.
4. Dopamin unterstützen: Essen, Unterhaltung, Beziehungen und andere angenehme Erlebnisse können Freude bringen.
5. Cortisol verringern: Entspanne dich, mache passende Pausen oder kaue Kaugummi, um Stress abzubauen.